L’AAQ est à la recherche d’un ou d’une secrétaire administrative.

Le/la secrétaire administrative répond et est responsable de ses actions devant le directeur général de l’Association des archivistes du Québec à qui elle apporte le soutien administratif requis. Elle apporte également ce soutien aux responsables des diverses instances de l’Association de même qu’aux membre de l’Association.

Statut : Permanent (32hrs 5 jours/semaine et 28hrs 4 jours/semaine en période estivale)
Lieu de travail : Québec, Cité universitaire
Période d’affichage : Du 2 octobre au 23 octobre 2017
Entrée en poste : 6 novembre 2017

DESCRIPTION

  1. Gestion du service à la clientèle et du membership
  • Gère les appels téléphoniques et fournit aux interlocuteurs les renseignements pertinents ou les met en lien avec les personnes ressources
  • Gère les courriels, donne suite ou les transfère aux personnes concernées
  • Apporte un soutien technique aux employeurs dans leur recherche d’embauche
  • Apporte un soutien technique aux membres
  • Assure la gestion électronique du membership et des abonnements
  • Tient à jour le répertoire des membres
  1. Gestion financière
  • Effectue les opérations financières usuelles : saisie des dépenses, des revenus, (rapports de dépenses de voyage, demandes de paiement, etc.,) conciliation bancaire et états financiers mensuels
  • Effectue l’envoi mensuel des états de compte pour le rappel des comptes à recevoir
  • Effectue la gestion financière des subventions obtenues, complète, au besoin, les formulaires s’y rattachant
  • Facilite les tâches du vérificateur pour la réalisation des états financiers annuels
  • Émet les reçus et factures
  • Assure le suivi financier des ventes de commandites : contrats, dépenses, revenus, rapports et communications en support au directeur général
  1. Gestion administrative
  • Assure le support administratif aux différentes instances
  • Assiste le directeur général dans ses travaux
  • S’assure du bon fonctionnement des équipements du secrétariat
  • Gère l’acquisition des fournitures de bureau
  • Applique le plan de classification des documents et le calendrier de conservation
  1. Gestion opérationnelle du Congrès ou des activités
  • Assure un support au Comité du congrès
  • Assiste le comité des finances dans les préparatifs et le formulaire d’inscription
  • S’assure de la saisie des inscriptions, des reçus, des cocardes, des listes et des statistiques
  • Assure une présence physique au congrès pour l’accueil, les inscriptions sur place et une présence, au besoin, au salon des exposants
  • Transmet toute l’information pertinente aux membres, exposants et personnes intéressées.
  1. Accomplir toutes autres tâches connexes

QUALIFICATIONS REQUISES

  • DEC ou AEC en bureautique ou
  • DEC en administration spécialité comptabilité ou
  • D.E.P. ou DEC en secrétariat avec comptabilité
  • 2 à 3 ans d’expérience en administration
  • Bonne connaissance d’un logiciel de comptabilité
  • Connaissance du logiciel de comptabilité SAGE et QuickBooks serait un atout
  • Capacité avec les technologies du web (logiciel WordPress, un atout)
  • Maîtrise du français écrit et parlé
  • Maîtrise de la suite Office (niveau intermédiaire)
  • Connaissance du milieu associatif et OBNL, un atout

QUALITÉS PERSONNELLES

  • Dynamisme, esprit d’initiative
  • Prédispositions à travailler avec un public à distance
  • Esprit d’ouverture et capacité à gérer simultanément plusieurs activités et à travailler au développement de l’Association
  • Intégrité, loyauté et adhésion aux valeurs de l’Association
  • Aptitude à travailler sous pression
  • Autonomie, sens de la planification et de l’organisation

Cet emploi vous intéresse ?
Faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre de motivation ainsi que vos attentes salariales, à l’attention du directeur général, M. Louis Germain au louis.germain@archivistes.qc.ca. Date limite pour postuler, le 23 octobre 2017.