L’AAQ est à la recherche d’un ou d’une secrétaire administrative.
Le/la secrétaire administrative répond et est responsable de ses actions devant le directeur général de l’Association des archivistes du Québec à qui elle apporte le soutien administratif requis. Elle apporte également ce soutien aux responsables des diverses instances de l’Association de même qu’aux membre de l’Association.
Statut : Permanent (32hrs 5 jours/semaine et 28hrs 4 jours/semaine en période estivale)
Lieu de travail : Québec, Cité universitaire
Période d’affichage : Du 2 octobre au 23 octobre 2017
Entrée en poste : 6 novembre 2017
DESCRIPTION
- Gestion du service à la clientèle et du membership
- Gère les appels téléphoniques et fournit aux interlocuteurs les renseignements pertinents ou les met en lien avec les personnes ressources
- Gère les courriels, donne suite ou les transfère aux personnes concernées
- Apporte un soutien technique aux employeurs dans leur recherche d’embauche
- Apporte un soutien technique aux membres
- Assure la gestion électronique du membership et des abonnements
- Tient à jour le répertoire des membres
- Gestion financière
- Effectue les opérations financières usuelles : saisie des dépenses, des revenus, (rapports de dépenses de voyage, demandes de paiement, etc.,) conciliation bancaire et états financiers mensuels
- Effectue l’envoi mensuel des états de compte pour le rappel des comptes à recevoir
- Effectue la gestion financière des subventions obtenues, complète, au besoin, les formulaires s’y rattachant
- Facilite les tâches du vérificateur pour la réalisation des états financiers annuels
- Émet les reçus et factures
- Assure le suivi financier des ventes de commandites : contrats, dépenses, revenus, rapports et communications en support au directeur général
- Gestion administrative
- Assure le support administratif aux différentes instances
- Assiste le directeur général dans ses travaux
- S’assure du bon fonctionnement des équipements du secrétariat
- Gère l’acquisition des fournitures de bureau
- Applique le plan de classification des documents et le calendrier de conservation
- Gestion opérationnelle du Congrès ou des activités
- Assure un support au Comité du congrès
- Assiste le comité des finances dans les préparatifs et le formulaire d’inscription
- S’assure de la saisie des inscriptions, des reçus, des cocardes, des listes et des statistiques
- Assure une présence physique au congrès pour l’accueil, les inscriptions sur place et une présence, au besoin, au salon des exposants
- Transmet toute l’information pertinente aux membres, exposants et personnes intéressées.
- Accomplir toutes autres tâches connexes
QUALIFICATIONS REQUISES
- DEC ou AEC en bureautique ou
- DEC en administration spécialité comptabilité ou
- D.E.P. ou DEC en secrétariat avec comptabilité
- 2 à 3 ans d’expérience en administration
- Bonne connaissance d’un logiciel de comptabilité
- Connaissance du logiciel de comptabilité SAGE et QuickBooks serait un atout
- Capacité avec les technologies du web (logiciel WordPress, un atout)
- Maîtrise du français écrit et parlé
- Maîtrise de la suite Office (niveau intermédiaire)
- Connaissance du milieu associatif et OBNL, un atout
QUALITÉS PERSONNELLES
- Dynamisme, esprit d’initiative
- Prédispositions à travailler avec un public à distance
- Esprit d’ouverture et capacité à gérer simultanément plusieurs activités et à travailler au développement de l’Association
- Intégrité, loyauté et adhésion aux valeurs de l’Association
- Aptitude à travailler sous pression
- Autonomie, sens de la planification et de l’organisation
Cet emploi vous intéresse ?
Faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre de motivation ainsi que vos attentes salariales, à l’attention du directeur général, M. Louis Germain au louis.germain@archivistes.qc.ca. Date limite pour postuler, le 23 octobre 2017.