SOCIÉTÉ DE TRANSPORT DE LAVAL

TITRE DE L’EMPLOI : Technicien en gestion documentaire
DIRECTION : Affaires juridiques
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directeur, Affaires juridiques et secrétaire corporatif

DESCRIPTION DES TÂCHES
Sous la supervision du Directeur, Affaires juridiques et secrétaire corporatif, le titulaire effectue divers travaux pour assurer la gestion intégrée des documents (GID), la conservation, la protection, la diffusion et la recherche des informations conformément à des politiques, des procédures, des lois et des normes régissant la gestion documentaire.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
 Effectue différentes activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, assemblage, saisie, traçabilité, enregistrement, numérisation, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.);
 Effectue différents suivis pour assurer l’application et le respect des échéances requises par les lois en vigueur, notamment la Loi sur les archives, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels etc;
 Assure le maintien et l’application du système de classification, d’inventaire, d’indexation et de conservation de données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participe à son amélioration;
 Participe au développement du système informatisé et des outils de gestion intégrée des documents;
 Participe à la réalisation des instruments de recherche pour les documents constituant des fonds d’archives selon les règles de description des documents d’archives;
 Planifie et coordonne l’élimination et le transfert des documents selon le calendrier de conservation en vigueur;
 Tien à jour les statistiques, analyse les résultats, rédige les rapports mensuels de statistique et les présente à son supérieur immédiat;
 Analyse, en collaboration avec le conseiller en gestion documentaire et accès à l’information, les documents comportant des problèmes complexes et inhabituels et participe à l’élaboration d’éléments de solution;
 Assiste les employés dans l’utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies;
 Effectue des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées;
 Collabore à la conception et à l’animation des formations;
 Maintien à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l’affut des nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents;
 Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.

EXIGENCES DE L’EMPLOI
 Détenir un certificat universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l’information numérique;
 Posséder 2 à 3 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives;
 Expérience pertinente dans une société de transport (un atout);
 Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives;
 Bonne maitrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power Point);
 Connaissance du logiciel FileMaker Pro et du logiciel Ultima (un atout);
 Connaissance du système de classification L.A.S.G.D. (un atout);
 Excellente capacité d’analyse et de synthèse;
 Grande autonomie et souci du détail;
 Faire preuve d’initiative, de rigueur et d’intégrité.

La Société se réserve le droit de choisir son candidat en conformité aux exigences de l’emploi. Au besoin, la Société peut exiger la réussite de tests et d’examens de sélection et qualification. L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à la Société. Toutefois, les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de la Société.

Pour postuler, rendez vous sur le site web de la Société de transport de Laval.