OFFRE D’EMPLOI

 

TITRE DU POSTE : Technicien en documentation principal, Dossiers et archives
NOMBRE DE POSTE : 2
NUMERO D’AFFICHAGE: 18-LP0006-LP0007
DURÉE DU POSTE: 18 mois avec possibilité d’extension
ÉCHELLE SALARIALE: 25,56$/hr à 35,26$/hr
SEMAINE DE TRAVAIL: 35 heures/semaine.
LIEN HIÉRARCHIQUE: Ce poste est rattaché au poste d’administrateur, Dossiers et archives

 

La Bibliothèque et les Archives de l’Université McGill recherchent un technicien en documentation principal, Dossiers et archives pour un projet spécial d’examen et d’actualisation du Programme de gestion des dossiers de l’Université. Il s’agit de postes contractuels syndiqués
s’inscrivant dans le cadre du projet spécifique d’inventaire des dossiers et archives.

 

Sous la direction du Directeur des Archives et Archiviste de l’Université et dans le cadre d’un rattachement direct au personnel désigné chargé de la gestion des dossiers et archives, le technicien en documentation principal fera partie d’un projet spécial et sera affecté à différents aspects de ce projet en fonction des exigences du calendrier correspondant.

 

Dans le cadre de ce projet en deux parties, le technicien en documentation principal apportera son soutien aux unités administratives et universitaires dans le domaine des services de gestion des dossiers (transfert des dossiers, recherche, application des procédures et lignes directrices, conseils sur l’utilisation des outils de gestion des dossiers).

 

La deuxième partie du projet sera consacrée à l’examen et à l’inventaire des dossiers et archives de l’Université, conformément aux politiques, lignes directrices et procédures de l’institution et dans le respect du cadre juridique de l’Université.

 

Le titulaire sera chargé de procéder à une évaluation détaillée et approfondie de la situation des dossiers et archives de l’Université confiés à la garde des Archives de l’Université McGill, de vérifier les données, de les modifier au besoin et de s’assurer qu’elles sont exactes et conformes aux lignes directrices de l’Université. Il consultera également la documentation appropriée, les personnes-ressources ou ses supérieurs pour obtenir et fournir des informations.

 

L’inventaire des dossiers et archives sera réalisé conformément aux lignes directrices des Archives de l’Université McGill en matière de gestion des dossiers et dans le respect du plan de classification général et du calendrier de conservation des dossiers de l’Université, et des autres normes en matière de gestion et d’archivage.

 

Principales responsabilités :
• Procéder à un examen des fonds d’archives, conformément aux normes en vigueur, en utilisant les technologies de l’information et les ressources de l’Université McGill.
• Examiner les formulaires de transfert aux archives des dossiers des facultés et unités administratives de l’Université, conformément au calendrier de conservation des dossiers de l’Université McGill et moyennant l’approbation de l’archiviste de l’Université.
• Veiller à ce que le fonds d’archives soit géré de manière adéquate.
• Réaliser des contrôles de qualité de toutes les fonctions et mettre en place les mesures correctives qui s’imposent.
• Veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des informations.
• Analyser et faire le suivi des incohérences liées aux dossiers et archives de l’Université.
• Réaliser des recherches et consulter la documentation ou les personnes ressources appropriées pour obtenir et fournir des informations.
• Préparer des rapports et des listes en rapport avec le projet.
• Préparer des statistiques sur l’état d’avancement du projet.
• Participer à la maintenance des systèmes d’information manuels ou informatisés. Résoudre les problèmes mineurs ou les adresser à un personnel spécialisé.
• S’assurer que le fonds d’archives est géré correctement.
• Notifier sa hiérarchie en cas de problème liée aux fonctions imparties.
• Encadrer les commis, dossiers et archives.

La liste des fonctions et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive et détaillée des différentes tâches qui pourraient être confiées à la personne dont le poste correspond à cette description générique.

 

Formation/expérience
• Diplôme d’études collégiales en techniques de la documentation
• Un à quatre ans d’expérience professionnelle pertinente.

 

Compétences et/ou aptitudes
• Certificat en techniques d’archivage un atout.
• Aptitude à fournir un service client efficace et à communiquer clairement, oralement et par écrit.
• Sens de l’organisation et aptitudes à hiérarchiser le travail et à faire preuve d’autonomie, de bon sens et d’initiative.
• Aptitude à exécuter parfaitement les instructions orales et écrites.
• Aptitudes à respecter des délais serrés et à travailler dans un environnement dynamique; sens du détail et de la précision.
• Aptitudes à respecter un haut degré de confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe, à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les personnes rencontrées dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.
• Aptitude à superviser le travail des commis, dossiers et archives.
• Autonomie.
• Excellentes compétences relationnelles, bon sens de la communication et de la relation client.
• Capacité à hiérarchiser son travail, à respecter les délais, sens du détail et précision.
• Respect d’un haut degré de confidentialité.
• Connaissance des équipements de bureautique et de plusieurs logiciels comme MS-Windows et la suite MS Office.
• Connaissance des logiciels de gestion de dossiers électroniques, un atout.

 

Aptitudes physiques
• Aptitude à utiliser régulièrement un ordinateur, obligatoire.
• Concentration intense et attention aux détails et à l’exactitude lors de la saisie des données.
• Condition physique permettant de rester assis ou debout pendant des durées prolongées, de soulever jusqu’à 20 kilos/40 livres, de se pencher, de s’accroupir et de porter les dossiers à extraire ou à replacer dans les étagères.
• La hauteur des étagères nécessite parfois de lever des charges au-dessus de la tête.
• Exposition possible à d’importants écarts de température et à la poussière dans les lieux de stockage des dossiers et archives.

 

Mode de présentation de la demande d’emploi
Les personnes qui répondent aux critères de sélection sont invitées à soumettre leur candidature, accompagnée d’une lettre de motivation, d’un curriculum vitae et des coordonnées de trois personnes pouvant agir comme référence, au plus tard le 24 août 2018, sous forme d’un (1) document .pdf. SVP, indiquez le no de l’affichage (18-LP0006-LP0007) sur la lettre de motivation et dans la rubrique objet du courriel.

 

Madame Isabelle Roberge
Université McGill
3459, rue McTavish
Montréal (Québec) H3A 1Y1
Télécopieur : (514) 398-3561
Courriel : application.library@mcgill.ca