Service du greffe et des affaires juridiques
Technicien / technicienne en gestion des documents et des archives
Poste temporaire à temps complet
35 heures / semaine

Description sommaire

Sous la responsabilité du greffier et directeur, le technicien en gestion des documents et des archives effectue la cueillette, la conservation et le classement des documents qui sont gardés en permanence pour des raisons d’ordre administratif et légal. Il exécute les plans de conservation et d’élimination des dossiers conformément aux politiques et aux procédures établies, au calendrier de conservation et aux diverses lois et règlements en vigueur. Il effectue la préparation et la mise à jour du système de gestion, de classification et d’indexation des documents archivés. Il veille à ce que le système de classification facilite les recherches et assiste le personnel autorisé dans leurs consultations. Il dispense des activités de formation aux employés.

Exigences

1. Formation :
– Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de documentation ;
– Certificat universitaire ou baccalauréat en archivistique ou gestion des documents et des archives (atout).
2. Expérience :
– Posséder une expérience minimale de 3 à 5 ans dans le domaine de la gestion documentaire de préférence au sein d’un organisme municipal.
3. Connaissances :
– Connaissance des divers lois et règlements sur les archives, l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels ;
– Connaissance du système de classement du secteur municipal ;
– Maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance à apprendre et utiliser de nouveaux logiciels ;
– Connaissance du logiciel de gestion de documents électroniques SyGED ;
– Connaissance du logiciel documentaire Documentik (atout) ;
– Connaissance du logiciel documentaire LIBREX (Atout) ;
– Connaissance du français, parlé et écrit.
4. Aptitudes et intérêts :
– Très grand souci de discrétion ;
– Sens de l’organisation et de la précision ;
– Rigueur, souci du détail ;
– Autonomie ;
– Sens de l’initiative ;
– Facilité d’apprentissage ;
– Service à la clientèle ;
– Habileté à communiquer ;
– Capacité d’analyse et de synthèse.

Sommaire des tâches

1. Tâches opérationnelles
1.1. Traiter, coder et classer les archives et effectuer l’inventaire sommaire et le tri des documents ;
1.2. Traiter, conserver et diffuser l’information contenue dans les archives produites par la municipalité et effectuer la gestion informatisée des archives ;
1.3. Inventorier, codifier, indexer, valider et procéder à l’enregistrement des nouveaux documents dans la banque de données informatisée ;
1.4. Procéder au suivi et au contrôle des dossiers archivés et effectuer la mise à jour des documents de référence et de l’index des systèmes de classement ;
1.5. Compiler des statistiques et des rapports sur les activités du service, analyser les besoins et évaluer l’efficacité des systèmes existants ;
1.6. Étiqueter les dossiers selon les indications des plans de conservation et d’élimination et préparer les dossiers à éliminer ;
1.7. Collaborer à la conception et l’implantation des systèmes de classification des documents administratifs et des instruments de repérage, en vue d’en faciliter la consultation ;
1.8. Collaborer à l’élaboration et à la rédaction des politiques et des procédures en matière de gestion des documents particulièrement des systèmes de classification, des calendriers de conservation et des instruments de repérage selon les lois en vigueur ;
1.9. Assister le personnel lors de la recherche de documents et voir au contrôle de la circulation des documents ;
1.10. Effectuer le traitement des documents actifs, semi-actifs et en conservation permanente ;
1.11. Assurer le maintien et le développement du plan de classification et du calendrier de conservation ;
1.12. Participer à la mise en place d’un nouveau système de gestion documentaire de formats papier et électronique ;
1.13. Agir à titre de personne-ressource pour fournir des avis concernant la gestion documentaire ;
1.14. Dispenser des activités de formation aux employés.
2. Autres
2.1. Effectuer toutes autres tâches connexes que peut lui confier son supérieur immédiat.

Note

Il est entendu que la description d’une fonction reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description détaillée de toutes les tâches à accomplir.

Horaire de travail et salaire
– Hôtel de ville – 35 h / semaine du lundi au vendredi.
– Le taux horaire actuel est de 26,31 $ l’heure
Durée du mandat
Avril à décembre 2019
Période d’affichage
Du 25 février au 8 mars 2019
Pour postuler
Les personnes intéressées sont invitées à postuler en ligne à ville.vaudreuil-dorion.qc.ca / la ville / administration municipale / Emplois avant 16h30 le 8 mars 2019 ou à nous faire parvenir leur candidature à l’adresse suivante :
Service des ressources humaines
Ville de Vaudreuil-Dorion
190, avenue Saint-Charles
Vaudreuil-Dorion (Québec) J7V 2L3

Équité en emploi
Nous remercions tous les candidats. Cependant, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
La Ville de Vaudreuil-Dorion souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées sont invitées à mentionner leurs besoins spécifiques afin de prévoir les mesures d’accommodement pour le processus de sélection.
Le genre masculin est utilisé uniquement dans le but d’alléger le texte.