Période d’affichage : 8 au 15 octobre 2019
Titre du poste : Technicien, technicienne en gestion documentaire
No d’affichage : 19-S-23
Direction : Admissions et registrariat
Catégorie : Soutien syndiqué
Statut d’emploi : Poste temporaire – temps plein Contrat jusqu’au 31 mars 2020

Rôle

Au Service, Gestion documentaire et archives de la Direction, Admissions et registrariat, la personne titulaire du poste s’assure de la bonne tenue des dossiers et effectue tout le classement des documents. Elle suit les règles et procédures établies. Les responsabilités sont encadrées par des normes de confidentialité, de sécurité et de qualité spécifiques.

Responsabilités

  • Voit à la préparation matérielle des documents en vue de la numérisation (enlèvement des agrafes et attaches, dépliage et réparation des pages abîmées, etc.);
  • Voit à la préparation intellectuelle des dossiers : vérification du contenu du dossier professionnel, épuration de documents (en lien avec la politique de gestion des dossiers professionnels);
  • Regroupe les documents du dossier papier avec les mises à jour;
  • Collabore aux activités de migration des répertoires des directions vers Office 365;
  • Recherche des photos et des extraits vidéos;
  • Numérise des documents;
  • Indexe des documents (reconnaissance optique);
  • Procède au nommage des fichiers selon la convention;
  • Contrôle la qualité de tous les documents;
  • Documente le transfert de support des documents;
  • Effectue l’entretien du numériseur de façon hebdomadaire;
  • Collabore aux activités en lien avec l’exposition du 100e;
  • Effectue toute autre tâche connexe à la demande de la supérieure immédiate, comme du soutien administratif.

Exigences minimales

  • DEC en techniques de la documentation; chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans; l’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  • Excellente connaissance du français parlé et écrit;
  • Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint, Excel, Office 365 etc.;
  • Connaissance des appareils utilisés en numérisation.

Compétences et caractéristiques recherchées

  • Polyvalence;
  • Orientation vers la clientèle;
  • Sens de l’organisation;
  • Discrétion;
  • Rigueur;
  • Travail d’équipe;
  • Autonomie;
  • Sens des priorités.

Rémunération

Classe: D Minimum: 46 395,39$ Maximum: 55 398,43$

Mise en candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à  carrieres@oiiq.org au plus tard le 15 octobre 2019 à 17 h.