Titre de la fonction :                            Chef des archives

Direction :                                           Direction des services multidisciplinaires

Poste ou intérim :                               Poste

Nombre de postes ou intérims :         1

Personne(s) remplacée(s) :                Anne Thibault

Durée de l’intérim :                              Ne s’applique pas

No affichage :                                     CCAD-19-3343

Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de la Capitale-Nationale est à la recherche de candidates et de candidats pour assumer la fonction ci-haut mentionnée. Le CIUSSS de la Capitale-Nationale a pour mission de contribuer à l’amélioration de la santé de la population de son territoire. Il offre aux usagers des soins de santé et des services sociaux de proximité, intégrés, accessibles, de qualité et sécuritaires. Notre établissement détient une mission universitaire et quatre centres de recherche. Il compte plus de 17 000 employés pour un budget de 1,4 G$. Animée des valeurs organisationnelles de bienveillance, de respect, de collaboration, de responsabilisation et d’audace, la personne recherchée saura mettre ses expériences et compétences au profit de l’organisation.

Sommaire du rôle et des responsabilités

Sous l’autorité du coordonnateur des archives, le chef du service des archives assume des fonctions de gestion nécessaires aux activités reliées aux services des archives cliniques et administratives du CIUSSS de la Capitale-Nationale.

Il est responsable d’assurer une gestion adéquate et optimale des activités relatives à la gestion des dossiers afin d’en assurer la disponibilité, la confidentialité ainsi que la conservation. Le chef du service des archives a le mandat d’harmoniser l’offre de service, les processus de travail et les outils utilisés en recourant aux meilleures pratiques qui respectent la législation, les normes et les standards en vigueur.

De plus, il collabore aux activités du dossier clinique informatisé (DCI). Il agit à titre de supérieur immédiat auprès des assistants-chef du service des archives et du personnel des archives.

Le chef du service des archives sera soumis à des objectifs précis, mais il aura toute la latitude dans le choix des moyens visant l’atteinte de ses cibles. Les décisions qu’il aura à prendre requerront un niveau très élevé d’initiative, de jugement et d’analyse.

De façon plus spécifique, les responsabilités qui incombent à la fonction sont les suivantes :

  • Assurer une gestion adéquate et optimale des activités relatives à la gestion des dossiers, au traitement et à la codification des données médico-administratives, ainsi que la gestion des systèmes d’exploitation supportant ces activités.
  • Gérer des projets d’optimisation des processus dans le secteur des archives et assurer une saine gestion du changement avec tous les partenaires impliqués.
  • Collaborer à la mise en place des processus permettant l’informatisation du dossier clinique informatisé.
  • Assurer la qualité des services et une saine gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles sous sa responsabilité afin d’améliorer les cibles fixées.
  • Participer à la mise en place ainsi qu’au suivi des indicateurs de gestion propre au secteur des archives, notamment en utilisant les systèmes d’information de gestion appropriés.
  • Connaître et mettre en pratique les règles de confidentialité de l’établissement en prenant les dispositions nécessaires pour protéger l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels des usagers.
  • Établir, en collaboration avec le coordonnateur et les chefs des archives, les objectifs du service et déterminer les actions afin d’atteindre ces objectifs.
  • Planifier, organiser, diriger et coordonner les activités du service des archives.
  • Procéder à l’élaboration, à l’application et à la mise à jour des politiques et procédures du service.
  • Informer le personnel des objectifs, politiques et procédures.
  • Participer à la planification et à l’implantation des divers projets et stratégies d’amélioration continue.
  • Animer les caucus d’amélioration continue de son secteur.

Exigences requises

  • Diplôme d’études universitaires de premier cycle dans une discipline pertinente à la fonction*.
  • Deux (2) années d’expérience pertinente dans un domaine relié à l’emploi.
  • Excellente connaissance de la législation, des normes et des standards en vigueur.

Profil attendu

  • Excellentes habiletés de communication et de décision.
  • Leadership mobilisateur et transformationnel.
  • Esprit d’analyse, de synthèse et de conceptualisation.
  • Sens de l’organisation et rigueur intellectuelle.
  • Autonomie, sens de l’initiative, d’ouverture d’esprit et de créativité.
  • Excellentes habiletés de gestion de soi et du stress.
  • Intérêt marqué pour la gestion des risques dans un cadre de performance organisationnelle.
  • Très bonne capacité à œuvrer dans un contexte de changement.

Rémunération

Classe 15 (Sous-classe 02)

Port d’attache

IUSMQ – 2601, chemin de la Canardière, Québec, Qc, G1J 2G3

Véhicule requis

Oui

Date d’entrevue

À déterminer.

L’établissement considère d’abord les candidats en replacement et répondant aux exigences du poste, puis les candidats de l’interne du réseau avant le grand public.

Candidature

Nous vous invitons à consulter la rubrique «Carrière, stage et bénévolat / trouver un emploi / emplois disponibles» de notre site Internet au: https://www.ciusss-capitalenationale.gouv.qc.ca/ et à postuler en ligne.