Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA)

Poste régulier, temps plein.

Milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l’École. Il en assure le traitement, la conservation et la valorisation, en vue d’améliorer l’efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.

Rôle et responsabilités

L’archiviste planifie, élabore, coordonne et met en œuvre les outils, les activités et les services relatifs à la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l’École. De plus, la personne titulaire de cet emploi assure une veille sur les meilleures pratiques archivistiques et sur le cadre légal entourant ses fonctions. Plus spécifiquement :

  • En collaboration avec son supérieur, identifie et évalue les besoins des unités en matière de gestion documentaire et sélectionne les meilleurs outils et pratiques pour y répondre.
  • Assure le développement et la mise en place d’outils et de procédures concernant toutes les étapes du traitement archivistique de l’information institutionnelle et des archives.
  • Planifie, coordonne et participe au traitement archivistique de l’information institutionnelle et des archives.
  • Réalise des projets de diffusion et de mise en valeur des archives tels que des projets de vitrine, d’expositions virtuelles, de versements d’archives sur les différentes plateformes de partage ou de compléments de données liées sur les sites existants.
  • En collaboration avec son supérieur, élabore et met à jour les politiques, les procédures et les directives relatives à la gestion de l’information institutionnelle et des archives et s’assure de leur application. Lorsque requis, participe à la rédaction des demandes de subvention ou des projets d’acquisition.
  • Agit à titre de personne-ressource auprès des membres de l’équipe dans le cadre des activités quotidiennes et des projets en cours. Évalue la qualité du travail effectué et apporte des correctifs si nécessaire.
  • Développe, tient à jour et voit à la diffusion des outils de recherche destinés à faciliter la consultation des archives. Est responsable du service de référence.
  • Assure une veille informationnelle sur l’évolution des pratiques archivistiques et sur le cadre légal entourant ses fonctions. S’assure de mettre à jour les outils disponibles afin de refléter les meilleures pratiques de gestion documentaire et archivistique. À cet effet, établit et entretient des relations avec des homologues et participe à différentes activités.
  • Tient à jour des données liées à ses activités et aux inventaires archivistiques permettant de produire des statistiques pour son secteur de travail.

Profil recherché

  • Maîtrise en sciences de l’information (profil archivistique), ou toute autre discipline jugée pertinente
  • Minimum d’une année d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des outils de gestion, de traitement et de diffusion des archives
  • Très bonne connaissance des enjeux de la gestion des archives
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Très bonne connaissance du milieu archivistique québécois (associations, organisations, etc.)
  • Fortes habiletés pour la résolution de problèmes; esprit d’analyse et capacité de synthèse
  • Innovation et créativité  
  • Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
  • Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et sous pression; bonne gestion du stress
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles, dans les communications orales et écrites et à vulgariser le langage technique
  • Minutie, précision et souci du détail
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Capacité à travailler en équipe
  • Aptitude à fournir des efforts physiques
  • Membre de l’Association des archivistes du Québec ou tout autre association ou regroupement professionnel reconnu (atout)

Avantages

  • Échelle salariale jusqu’à 82 540 $, selon les années d’expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Soumettre une candidature

  • Directement sur notre site web en cliquant sur le lien suivant : Archiviste
  • Date limite pour postuler : le 30 octobre 2020 à minuit

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Les personnes en situation de handicap qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité à l’adresse suivante emplois@hec.ca.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à HEC Montréal. Toutefois, les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal.  Seules les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront évaluées.