Société de transport de Laval

DIRECTION :                          Affaires juridiques

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT :       Conseiller, gestion documentaire et accès à l’information

STATUT DE L’EMPLOI :          Temporaire 4 ans à temps plein, (33,5 heures/semaine)

DESCRIPTION SOMMAIRE

Sous la supervision du conseiller, gestion documentaire et accès à l’information, le titulaire effectue divers travaux pour assurer la gestion intégrée des documents (GID), la conservation, la protection, la diffusion et la recherche des informations conformément à des politiques, des procédures, des lois et des normes régissant la gestion documentaire, et ce, principalement pour la documentation d’ingénierie dans le cadre du projet d’agrandissement (phase 4). Le titulaire pourrait également être appelé à réaliser des tâches similaires dans le cadre d’autres projets d’envergure de la Société.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Effectue différentes activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, assemblage, saisie, traçabilité, enregistrement, numérisation, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.) principalement pour la documentation (numérique et papier) du projet phase 4 ;
  • Assure le maintien et l’application du système de classification, d’inventaire, d’indexation et de conservation de données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participe à son amélioration ;
  • Analyse, en collaboration avec le conseiller en gestion documentaire et accès à l’information, les documents comportant des problèmes complexes et inhabituels et participe à l’élaboration d’éléments de solution ;
  • Assiste les employés dans l’utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies notamment avec la solution Ultima 2 ;
  • Effectue des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées ;
  • Maintient à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l’affût de nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents ;
  • Prépare, assemble et numérise des documents au besoin ;
  • Génère les transmissions et la réception de la documentation aux parties internes et externes ;
  • En collaboration avec l’équipe en gestion documentaire, le ou la titulaire du poste pourrait :
  • Effectuer différents suivis pour assurer l’application et le respect des échéances requises par les lois en vigueur, notamment la Loi sur les archives, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, etc.
  • Planifier et coordonner l’élimination et le transfert des documents selon le calendrier de conservation en vigueur
  • Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.

 

EXIGENCES DU POSTE

  • Détenir un certificat universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l’information numérique ;
  • Posséder 2 à 3 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives ;
  • Expérience pertinente dans une société de transport (un atout) ;
  • Expérience pertinente en matière de gestion des documents de projets d’ingénierie (un atout) ;
  • Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives ;
  • Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) ;
  • Connaissance du logiciel Ultima 1 ou 2 (un atout) ;
  • Connaissance générale des documents d’ingénierie et de gestion de projets ;
  • Capacité à soulever des boîtes pouvant aller jusqu’à 50 lbs ;
  • Excellente capacité d’analyse et de synthèse ;
  • Grande autonomie et souci du détail ;
  • Faire preuve d’initiative, de rigueur et d’intégrité.

Toutes les demandes d’emploi doivent être soumises dans le site Web de la Société de transport de Laval, dans la section carrières http://www.stl.laval.qc.ca/fr/carrieres/

Les candidatures reçues par courriel, par télécopieur ou par courrier ne seront pas traitées. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Vous pouvez également cliquez ici pour accéder directement à l’affichage de poste pour postuler.