Depuis sa fondation, en 1987, le Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA) a organisé huit symposiums thématiques. Abordée dans la plupart d’entre eux en tant que dimension fondamentale de l’archivistique, la diffusion n’en a pourtant jamais été l’objet central alors qu’elle était placée au cœur de plusieurs congrès et numéros spéciaux de revues. Expression proprement québécoise proposée en 1982 dans le premier manuel d’archivistique, elle est présentée comme « l’objectif ultime » (Couture, Rousseau en collaboration avec Pélissier, 1982, 257) dans le cadre de la mise en place d’un programme de gestion globale des archives. La diffusion est alors l’aboutissement de ce programme compris comme l’ensemble d’activités inscrites dans un continuum depuis la création jusqu’à la mise à disponibilité des documents pour le public, ce que l’on désignera comme l’archivistique intégrée. En 1999, Normand Charbonneau reprend le terme et en précise la définition :
La diffusion est l’action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques. [Elle] comprend toutes les relations entretenues par le personnel du centre d’archives avec sa clientèle interne ou externe, et ce, aux trois âges des documents. (Charbonneau 1999, 374)
Centrée sur les utilisateur.rice.s, la diffusion apparaît alors comme un ensemble d’activités structurées selon quatre axes significatifs. La promotion, qui vise à faire connaître les ensembles documentaires (documents et archives), la discipline (gestion documentaire et archivistique) et le travail des professionnels (gestionnaires de documents et archivistes). La valorisation qui représente toutes les activités qui permettent de mettre en valeur les archives. La référence, dont le but est de satisfaire aux besoins des utilisateur.rice.s. La communication qui regroupe les moyens pour assurer l’accès.
Ainsi définie, la diffusion interroge quant à son applicabilité à l’ensemble du cycle de vie des documents puisque les concepts qu’elle recouvre se déploient différemment selon que l’on parle de gestion documentaire ou de gestion des archives historiques. Élaborée dans la perspective de l’archivistique intégrée dans les années 1990, cette définition mérite d’être revisitée non seulement au regard des moyens disponibles pour sa mise œuvre, comme c’est le cas depuis une dizaine d’années, mais surtout dans une perspective réflexive éclairée, par exemple, par l’évolution des contextes sociaux et professionnels ainsi que par celle des attentes des utilisateur.rice.s. Ainsi, le 9e symposium du GIRA propose de s’intéresser aux acteurs (utilisateur.rice.s et professionnel.le.s), aux principes et aux modalités de mise en œuvre de la diffusion du point de vue de la gestion des documents et de la gestion des archives historiques.
Toutes les informations relatives à cet appel sont disponibles sur le site du GIRA :