méro de poste: 50000602 / P5710
Département: Gestion des documents et des archives
Niveau: GR09
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $31,12 – $37,43 par année
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: le 28 septembre 2022
Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l’un des meilleurs employeurs de Montréal, l’Université Concordia est l’endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d’une communauté qui s’attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d’un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu’un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu’à une variété d’opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de l’archiviste en chef, veiller à l’application adéquate du Programme de gestion documentaire, répondre aux demandes de recherche efficacement et rapidement et coordonne le Programme de destruction sécuritaire pour l’Université.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Aider l’équipe de gestion documentaire à élaborer, à mettre en place et à maintenir le Programme de gestion documentaire, incluant le Plan de classification et de conservation des documents (PCCD).
- Appliquer les procédures et processus de la Gestion documentaire.
- S’assurer que les demandes de recherche, les prêts ainsi que le suivi des boîtes et des dossiers − entreposés à l’intérieur comme à l’extérieur des installations prévues à cet effet − sont traités efficacement et rapidement (délai de réponse de 48 heures).
- Coordonner le Programme de destruction sécuritaire pour l’Université, incluant la destruction annuelle de documents inactifs et coordonner le service de déchiquetage régulier avec le fournisseur.
- Aider les usagers à organiser leurs documents et à utiliser le PCCD
- Assurer et renforcer l’application adéquate de la procédure de mise en boîte, aider les usagers, au besoin et leur transmettre les documents de formation.
- Coordonner et mettre en place des projets de numérisation répondant aux normes en vigueur.
- Appliquer les règles de conservation et participer à l’évaluation des archives.
- Effectuer le traitement préliminaire de fonds d’archives sur tous les supports, examiner et trier les documents d’archives et préparer les listes de boîtes.
- Participer au développement du logiciel de gestion documentaire, renforcer son utilisation adéquate et transmettre des documents de formation aux utilisateurs finaux.
- Aider avec l’identification des documents essentiels
- Fournir un soutien administratif : classer, photocopier et numériser des documents, et saisir des données, au besoin.
- Assister le Responsable de gestion des documents et des archives avec des mandats et projets spéciaux.
- S’acquitter d’autres tâches, selon les besoins du service.
EXIGENCES
- Diplôme d’études collégiales (DEC technique de trois ans) en techniques de la documentation ou dans un domaine lié aux principales responsabilités et de quatre à sept années d’expérience de travail pertinente.
- Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et du français parlés et écrits pour analyser et résumer des documents, communiquer avec les usagers ainsi que répondre aux questions avec tact.
- Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de la suite MS Office (Word, Excel et PowerPoint) dans un environnement Windows.
- Excellent sens de l’organisation et des relations interpersonnelles.
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
- Très bon sens du service à la clientèle et de la résolution de problèmes : initiative, ingéniosité, courtoisie, jugement et attitude positive et professionnelle envers les usagers.
- Aptitude à travailler en faisant preuve d’une très grande exactitude et de discrétion.
- Capacité physique attestée par la réussite d’un examen médical satisfaisant aux exigences de l’Université (par ex. : soulever, transporter et déplacer, sans assistance, un maximum de 11 kg (25 livres)).
- Expérience avec SharePoint, Teams et Ultima est un atout.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L’Université Concordia est un établissement d’enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d’enseignement et de recherche est l’anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l’université, la maîtrise de l’anglais et du français, tel qu’indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtiá:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à l’aider à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr-employment@concordia.ca. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.