Mandat temporaire d’une durée d’un an, avec possibilité de prolongation
Milieu de travail
Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l’École. Il en assure le traitement, la conservation et la valorisation, en vue d’améliorer l’efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.
Rôle et responsabilité
L’archiviste – Gestion et valorisation des collections planifie, élabore, coordonne et met en œuvre les outils, les activités et les services relatifs à la gestion et à la valorisation de l’information institutionnelle et des archives de l’École. La personne titulaire de ce poste est responsable des activités d’acquisition, de traitement et de diffusion, entre autres, afin de constituer et de valoriser la mémoire institutionnelle. De plus, elle assure une veille sur les meilleures pratiques archivistiques et sur le cadre légal entourant ses fonctions.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
- Assure le développement et la mise en place d’outils et de procédures concernant toutes les étapes du traitement archivistique de l’information institutionnelle et des archives.
- Planifie, coordonne et assure le traitement archivistique de l’information institutionnelle et des archives.
- Agit à titre de responsable du service de référence, de consultation et de recherches historiques. Effectue le repérage des contenus et accompagne les chercheurs dans leurs demandes. Établit les priorités, les paramètres d’accès et assure un suivi des projets.
- Gère les activités d’acquisition de fonds d’archives institutionnels et privés. Analyse les besoins des communautés de l’École et identifie les contenus archivistiques liés. Effectue une sollicitation et un accompagne auprès des donateurs potentiels ou confirmés.
- Réalise des projets de diffusion et de mise en valeur des archives tels que des projets de vitrine, d’expositions virtuelles, de versements d’archives sur les différentes plateformes de partage ou de compléments de données liées sur les sites existants.
- Développe, tient à jour et voit à la diffusion des outils de recherche destinés à faciliter la consultation des archives.
- Coordonne les membres de l’équipe dans le cadre des activités quotidiennes et des projets en cours sous sa responsabilité. Évalue la qualité du travail effectué et apporte des correctifs si nécessaire.
- Élabore et met à jour les politiques, les procédures et les directives relatives à la gestion de l’information institutionnelle et des archives et s’assure de leur application. Lorsque requis, participe à la rédaction des demandes de subvention.
- Assure une veille informationnelle sur l’évolution des pratiques archivistiques et sur le cadre légal entourant ses fonctions. S’assure de mettre à jour les outils disponibles afin de refléter les meilleures pratiques de gestion documentaire et archivistique. À cet effet, établit et entretient des relations avec des homologues et participe à différentes activités.
- Tient à jour des données liées à ses activités et aux inventaires archivistiques permettant de produire des statistiques pour son secteur de travail.
- Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.
Profil recherché
- Maîtrise en sciences de l’information (profil archivistique), ou toute autre discipline jugée pertinente et un minimum d’une année d’expérience de travail pertinente
- Connaissances spécifiques à l’emploi
- Très bonne connaissance des outils de gestion, de traitement et de diffusion des archives
- Très bonne connaissance des enjeux de la gestion des archives
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
- Très bonne connaissance du milieu archivistique québécois (associations, organisations, etc.)
- Fortes habiletés pour la résolution de problèmes; esprit d’analyse et capacité de synthèse
- Innovation et créativité
- Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
- Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et sous pression; bonne gestion du stress
- Habiletés dans les relations interpersonnelles, dans les communications orales et écrites et à vulgariser le langage technique
- Minutie, précision et souci du détail
- Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
- Capacité à travailler en équipe
- Aptitude à fournir des efforts physiques
- Membre de l’Association des archivistes du Québec ou tout autre association ou regroupement professionnel reconnu (atout)
Avantages
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 15 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d’été
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Accès à un service de télémédecine