Assistant-greffier / Gestion des archives municipales

Sous la responsabilité du responsable du greffe, le titulaire du poste assume les tâches attribuées à la fonction d’assistant-greffier et à la gestion des archives municipales.

Fonctions et responsabilités

•  Assure la gestion, l’organisation et le maintien du système de classement et des archives de la Municipalité;
• Procède à l’analyse, à l’implantation, au déploiement et à la mise à jour d’une solution de gestion intégrée des documents (GID) ou de gestion électronique des documents (GED) tout en assurant la transition entre les systèmes;
• Détermine et mets en place les politiques, directives, procédures et méthodes de travail propres à la gestion et à l’utilisation des documents administratifs et des archives de la Municipalité;
• À la demande du responsable du greffe ou en l’absence de celui-ci, planifie, coordonne et exécute les tâches et activités reliées au greffe, conformément aux dispositions de la Loi;
• Est responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) et à ce titre, gère et traite les demandes d’accès à l’information et en assure les suivis;
• Assure la mise en place et le respect de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels;
• Rédige et assure la publication des différents avis publics et documents officiels de la Municipalité;
• Gère les différentes procédures d’enregistrement et de demandes de participation à un référendum exigées par la Loi;
• Rédige, sous la supervision du responsable du greffe, certains contrats, politiques, ententes et autres documents;
• Contribue à la mise en place et à la bonne exécution du plan d’action relié au Service du greffe et effectue des suivis réguliers avec son supérieur;
• Agis à titre de personne-ressource pour les utilisateurs du logiciel SyGED et forme les nouveaux utilisateurs;
• Répond aux demandes de renseignements des contribuables et autres requérants en ce qui concerne les activités liées au greffe;
• Assure la mise à jour du site Web pour tous les avis publics, les ordres du jour, les procès-verbaux et les règlements de la Municipalité;
• Participe à la planification et à l’organisation des élections municipales et référendums;
• Collabore au processus de vente à l’enchère et tout autre processus requis afin d’obtenir le paiement des taxes municipales, tout en respectant les échéanciers établis par la Loi;
• Remplace son supérieur immédiat lorsque requis avec les mêmes droits, pouvoirs et privilèges, et sous les mêmes obligations et pénalités.
• Procède à l’assermentation des citoyens et des tiers lorsque requis;
• Exécute toutes autres tâches connexes.

Exigences 

• Détenir un baccalauréat en droit ou toute combinaison d’études et d’expériences pertinentes;
• Détenir un minimum de trois années d’expérience pertinente dont deux années au sein d’un service du greffe ou du contentieux d’une municipalité, ou en droit municipal;
• Avoir le sens des responsabilités et du travail d’équipe, une rigueur et une excellente gestion du stress;
• Avoir une bonne connaissance des règles de gestion documentaire applicables à une municipalité;
• Avoir des habiletés de communication verbales et écrites;
• Être en mesure de bien planifier et organiser son travail;
• Avoir du leadership dans l’ensemble des pratiques;
• Avoir de la disponibilité occasionnellement en soirée;
• Être membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec serait un atout;
• Avoir de l’expérience avec le système de gestion du conseil SyGED serait un atout;

Conditions d’emploi

Les conditions de travail et de rémunération seront établies en fonction de l’expérience, de la qualification du candidat retenu ainsi que des salaires et classification de l’organisation municipale.

La semaine de travail est d’un minimum de 35 heures, soit du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30. Durant l’été, l’horaire est de 8h à 17h du lundi au jeudi, et 9h à 12h le vendredi.

Traitement selon l’échelle en vigueur, soit entre 74 184 $ et 85 215 $ annuellement.  

Admissible au programme d’assurances collectives et au régime de retraite.

Commentaires

Date d’entrée en fonction prévue : Dès que possible

Les personnes intéressées à présenter leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae avant 23h59 le 11 février 2024 par courriel à l’attention de madame Valérie Draws à l’adresse emploi@villestoneham.com.

Nous remercions tous les candidats ayant soumis leurs candidatures. Veuillez toutefois noter que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

La forme masculine est employée dans le but d’alléger le texte.