(Poste à temps partiel régulier)
La Maison Michel-Sarrazin (MMS) est un centre spécialisé dans le domaine des soins palliatifs et de fin de vie, à but non lucratif. Elle est reconnue pour sa vocation suprarégionale associée à des missions de soins, d’enseignement et de recherche. Depuis février 2021, le partenariat avec l’Université Laval s’est concrétisé par la création de l’Institut de soins palliatifs et de fin de vie Michel-Sarrazin-Université Laval.
Sous l’autorité de la direction générale, et en collaboration avec les différents services de la Maison, le conseiller en gestion des documents et des archives assure la mise en place des politiques et outils reconnus en vue d’une gestion intégrée, saine et efficace des archives et documents institutionnels.
SOMMAIRE DE LA FONCTION:
Le conseiller en gestion des documents et des archives :
- Proposer et mettre en application les politiques, les règles, les normes et les procédures en matière de gestion documentaire (sur papier et support électronique), selon les exigences décrites dans la Loi sur les Archives, et autres lois pertinentes, le cas échéant ;
- Assurer la création, le maintien et la mise à jour des principaux outils en gestion documentaire, dont le calendrier de conservation et le plan de classification ;
- Assurer la coordination de la classification, de l’indexation, du classement, de la conservation, du versement et de la destruction documents s’il y a lieu selon le calendrier de conservation ;
- Superviser le personnel et les bénévoles s’il y a lieu, dans l’utilisation de logiciels de gestion documentaire et dans l’application des outils de gestion documentaire et des normes et procédures préétablies ;
- Donner de la formation ;
- Organiser l’aménagement d’espaces administratifs de rangement des documents et des dossiers;
- Organiser et maintenir les dépôts de documents semi-actifs et à conservation permanente, traiter les boîtes de documents à archiver et à détruire, et procéder à la destruction des documents conformément aux règles de conservation établies en tenant compte des lois et des règlements en vigueur ;
- Effectuer toute autre tâche en lien avec l’emploi.
PROFIL RECHERCHÉ ET COMPÉTENCES DEMANDÉES
- Diplôme d’études collégiales en technique de la documentation ;
- Certificat en gestion des documents et des archives ou certificat en archivistique ;
- Deux (2) années d’expérience pertinente en lien avec les activités de gestion des documents (supports numériques et papier) ainsi que la gestion des archives ;
- Bonne connaissance de la Loi sur les archives, de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information ;
- Aisance dans l’utilisation des outils informatiques et connaissance des logiciels de la suite MS Office et des outils informatiques relatifs à la gestion documentaire ;
- Membre de l’Association des archivistes du Québec serait un atout ;
- Qualités requises : Sens de l’organisation, minutie, concentration et aptitude au transfert de connaissances (du cadre théorique au cadre pratique).
CONDITIONS PARTICULIÈRES :
- Salaire et avantages sociaux selon les politiques actuellement en vigueur à la Maison Michel-Sarrazin.
- Poste à temps partiel régulier :3/jours semaine
- Date d’entrée en fonction : janvier 2024
Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur candidature avant le 24 novembre 2023 16 h, à
l’attention de madame Sandra Brunelle, adjointe à la direction générale, à l’adresse
suivante: direction@michel-sarrazin.ca