Concours 264-KL-22
Poste permanent, qui pourra être occupé à partir de Québec, Montréal et Brossard
RESPONSABILITÉS
Sous la Gestionnaire Qualité et amélioration continue cette personne aura à développer, implanter et maintenir le système de gestion des documents (GED) requis pour l’organisation (projets et administration).
Responsabilités
- Structurer et développer le système de gestion documentaire en assurant la création des standards requis tels que la définition des politiques, procédures, instructions et protocoles pour le contrôle des documents;
- Établir les cycles de vie des documents;
- Définir la structure de numérotation en tenant compte des types des documents et de leur cycle de vie;
- Identifier les étapes à respecter pour l’émission, l’enregistrement, la révision, l’accès et l’envoi des informations;
- Déterminer le flux des documents, sa transmission et les outils (exemple : courriel, SharePoint, plateforme de gestion projets, etc.);
- Documenter l’archivage (fonctionnement pour assurer le respect des exigences contractuelles et légales) ;
- Mise à jour des plans de classification requis;
- Développer et maintenir à jour le calendrier de conservation des documents;
- Participer au départ des projets dans l’établissement des stratégies adéquates afin d’assurer le flux efficace de documentation (selon le type de contrat et les exigences du client);
- Élaborez des programmes de formation spécifiques, permettant au personnel d’appliquer les normes et procédures en matière de gestion des documents, y incluant l’utilisation des logiciels et plateformes de gestion documentaire;
- Guider et orienter les utilisateurs au niveau des dossiers de la gestion documentaire et répondre aux demandes de renseignements du personnel ou autres intervenants relativement à leur niveau d’expertise;
- Effectuer la veille sur la gestion des documents selon les différents cadres de classification;
- Compiler des statistiques et des rapports sur les activités en lien avec la gestion documentaire;
- Toutes autres tâches connexes.
EXIGENCES
- Diplôme d’études collégiales en Techniques de la documentation et gestion de l’information jumelé à deux (2) ans d’expérience pertinente;
- Avoir de l’expérience dans le milieu de la construction est un atout;
- Connaissance des outils informatiques et des logiciels de gestion de documents;
- Connaissance des procédures de classification et des délais de conservation;
- Connaissance approfondie d’Office 365 incluant SharePoint pour la gestion documentaire;
- Expérience avec la gestion documentaire de projet (BIM) sera considéré un atout.
PROFIL RECHERCHÉ
- Sens aigu du service à la clientèle;
- Sens de l’organisation et autonomie;
- Minutie, précision et rigueur;
- Bonne maîtrise du français parlé et écrit;
- Connaissance de l’anglais;
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
CONDITIONS PROPOSÉES PAR L’ÉQUIPE EBC
- Politique de télétravail conciliant travail et vie personnelle (3 jours par semaine en télétravail, 2 au bureau);
- 4 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en poste;
- Salaire compétitif;
- Programme complet d’assurances collectives dès l’entrée en poste (volets santé et dentaire payés par l’employeur);
- Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
- Programme d’aide aux employés;
- REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
- Programmes de formation et de perfectionnement;
- Milieu de travail convivial;
- Club social et comité santé mieux-être actifs;
- Environnement diversifié, innovant et stimulant;
- Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada;
Pour postuler
Date limite pour postuler : 2023/01/21
Conformément à notre politique, nous communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. L’emploi du genre masculin vise uniquement à alléger le texte.