Numérisation – Stratégies et besoins | Montréal

La transformation numérique d’une entreprise passe souvent par la numérisation de ses documents (le transfert de support du document, papier vers numérique). Les technologies de numérisation, de plus en plus accessibles, sont utilisées pour faciliter le partage et l’archivage des documents. Pour bénéficier de tous les avantages de la dématérialisation, comme la récupération des espaces physiques, il est nécessaire de comprendre le cadre législatif assurant l’intégrité du document et permettant la destruction des documents sources. Et pour atteindre nos objectifs de partage et de repérage (le plus important!), il est nécessaire de bien identifier nos besoins d’indexation de ces documents, essentiels à leur intégration harmonieuse à l’environnement technologique de l’entreprise et à leur «assurance intégrité».

Objectifs

– Connaître les principes d’intégrité et de pérennité appliqués à la numérisation et identifier les éléments à documenter lors d’un transfert de support
– Appliquer ses connaissances pour évaluer ou recommander le respect de l’intégrité lors de la numérisation des documents réalisée dans son organisme ou par un fournisseur
– Connaître les étapes de traitement d’une chaîne de numérisation et des différentes stratégies d’implantation de la numérisation
– Connaître les niveaux d’indexation des documents pour mieux en exprimer le besoin et faciliter les échanges avec les fournisseurs (par exemple, dans la rédaction d’un cadre de gestion ou un cahier des charges)
– Participer à la constitution d’une mémoire documentaire intègre de son entreprise ou organisme

Contenu

– L’intégrité et la valeur juridique des documents dans le transfert de support
– La disposition des documents sources
– Le processus de numérisation
–  Les stratégies d’implantation (interne et externe, massive et continue)
– Les besoins fonctionnels en numérisation

Formatrice : Marie Rhéaume, M.A. – MR-Conseil

Depuis vingt-cinq ans, Marie Rhéaume est spécialiste de la gestion des documents. Elle intervient maintenant dans divers projets de transformation numérique, accompagnant ses clients dans l’analyse de leurs besoins et l’intégration de processus optimisés de gestion documentaire. Ses expériences dans les secteurs privés et publics (notamment la transformation des services d’archives médicales vers des centres de numérisation dans la région de Québec), liées à son parcours académique, facilitent sa lecture stratégique de la gestion de l’information, qu’elle met à profit dans ses interventions.

Détentrice d’une maîtrise en archivistique et d’un diplôme d’études collégiales en archives médicales, Mme Rhéaume est reconnue pour son sens de l’analyse et sa vision globale de l’information, incluant besoins d’affaires, processus, documents et technologies. Excellente vulgarisatrice, elle préconise une approche participative insistant sur le partage des expertises.

Mme Rhéaume est agréée par la Commission des partenaires du marché du travail aux fins de l’application de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre.

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