Formation “La numérisation des documents: stratégies et besoins” par MR Conseil | session automne 2022

COHORTE AAQ, session automne 2022

Début de la formation (accès à la partie asynchrone): 6 septembre 2022

Atelier en cohorte: 8 décembre 2022, de 10h à 12h

DESCRIPTION

La transformation numérique d’une entreprise passe souvent par la numérisation de ses documents (le transfert de support du document, papier vers numérique). Les technologies de numérisation, de plus en plus accessibles, sont utilisées pour faciliter le partage et l’archivage des documents. Pour bénéficier de tous les avantages de la dématérialisation, comme la récupération des espaces physiques, il est nécessaire de comprendre le cadre législatif assurant l’intégrité du document et permettant la destruction des documents sources. Et pour atteindre nos objectifs de partage et de repérage, il est nécessaire de bien identifier nos besoins d’indexation de ces documents, essentiels à leur intégration harmonieuse à l’environnement technologique de l’entreprise et à démontrer leur intégrité.

Dans cette formation, on s’intéresse aux étapes de production ainsi qu’aux stratégies d’un projet de numérisation. Que la numérisation soit réalisée à l’interne ou à l’externe, par vos employés ou par un fournisseur, à la pièce ou en lot, pour la production documentaire quotidienne ou pour la numérisation massive d’une série de dossiers archivés. Nous adressons plus particulièrement la numérisation dans un contexte de numérisation de documents d’affaires ou administratifs, à travers les questions suivantes : Comment assurer l’intégrité en numérisation et permettre la destruction des documents sources? Quels sont les principaux besoins (spécifications et niveaux d’indexation) nécessaires à mon projet de numérisation?

PUBLIC VISÉ

Cette formation s’adresse à tous, gestionnaires comme employés, qui désirent développer ou parfaire leurs compétences à définir les stratégies et à encadrer les projets de numérisation de l’organisme ou l’entreprise, et à en connaître les principaux enjeux relatifs à l’analyse des besoins et à l’assurance d’un transfert intègre.

OBJECTIFS

Au terme de cette formation, le participant sera en mesure de comprendre les étapes d’un projet de numérisation et le fonctionnement d’une chaîne de numérisation, pour faciliter ses échanges avec ses supérieurs comme avec ses fournisseurs, dans la définition de ses besoins.

Le participant sera en mesure de comprendre les principes d’intégrité du document numérisé et les requis permettant la destruction des documents sources, selon la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information, permettant de recommander les éléments nécessaires à la constitution d’un patrimoine documentaire intègre dans son organisation.

FORMULE PÉDAGOGIQUE

Cahier du participant (PowerPoint)
Capsules vidéo à écouter
Exercices (pdf) et lectures (liens de sites web)
1 séance de groupe (en ligne) d’une durée de 2 heures, planifiée à une date fixe

Durée de la formation 1.5 jour. Le participant a une période définie (3-6 mois) pour suivre la formation et l’atelier.

ÉLÉMENTS DE CONTENU

1. LEÇONS ASYNCHRONES

Le participant écoute les leçons enregistrées, fait les exercices et les lectures proposées de façon autonome (partie asynchrone).

Module 1 – Assurer l’intégrité

Dans ce module, les participants visitent la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information qui, au Québec, qui encadrent le transfert de support (numérisation) et les mesures permettant de procéder à la destruction d’un document source qui a été numérisé.

L’intégrité et la valeur juridique selon la LCCJTI
Encadrer la pratique : le cadre et ses mesures
Encadrer la pratique : la procédure de numérisation
Documenter le transfert
La destruction des documents sources

Module 2 – Le processus de numérisation

Dans ce module, les participants visitent les grandes étapes de la numérisation, à la pièce comme en lot, incluant le contrôle qualité permettant d’assurer l’intégrité des documents.

Le processus de numérisation
Le lot et son traitement
Les étapes : réception, préparation, capture, contrôle, indexation, entreposage et disposition
La documentation du transfert

Module 3 – Les stratégies d’implantation

Dans ce module, les participants seront amenés à connaître les stratégies d’implantation et les types de projet en numérisation.

Implantation par processus
Stratégie du jour J
Structure de dossiers vs documents
Numérisation interne, externe, massive et continue

Module 4 – Les besoins et la planification

Dans ce module, différents outils d’analyse des besoins et de planification de projet seront présentés à travers les leçons de ce module.

Exemple de cartographie de processus actuels
Le FIPEC
Les besoins en spécifications
Les besoins en niveaux d’indexation

2. ATELIER QUESTIONS/RÉPONSES

Après avoir suivi les différentes leçons des modules, le participant peut se joindre à sa cohorte pour assister à une séance de questions/réponses d’une durée de 2 heures. Cette séance de groupe vise à répondre aux questions et à échanger sur les solutions et étapes d’un projet de numérisation.

Un seul atelier est planifié. Pour bien profiter de son atelier, le participant devra compléter les leçons des modules asynchrones et envoyer ses questions avant la date de l’atelier.

FORMATRICE

Marie Rhéaume, M.A. – MR-Conseil

Depuis vingt-cinq ans, Marie Rhéaume est spécialiste de la gestion des documents. Elle intervient maintenant dans divers projets de transformation numérique, accompagnant ses clients dans l’analyse de ses besoins et l’intégration de processus optimisés de gestion documentaire. Ses expériences dans les secteurs privés et publics (notamment la transformation des services d’archives médicales vers des centres de numérisation dans la région de Québec), liées à son parcours académique, facilitent sa lecture stratégique de la gestion de l’information, qu’elle met à profit dans ses interventions.

Détentrice d’une maîtrise en archivistique et d’un diplôme d’études collégiales en archives médicales, Marie Rhéaume est reconnue pour son sens de l’analyse et sa vision globale de l’information, incluant besoins d’affaires, processus, documents et technologies. Excellente vulgarisatrice, elle préconise une approche participative insistant sur le partage des expertises.

Marie Rhéaume de MR-Conseil est agréée par la Commission des partenaires du marché du travail aux fins de l’application de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (Certificat 0058701).