Nous sommes heureux d’annoncer que l’Organisation internationale de normalisation (ISO) est en phase finale de la publication de la norme ISO/TS 7538, une norme technique essentielle qui décrit les exigences fonctionnelles pour l’élimination des documents d’activité. Ce guide complet vise à aider les organisations à gérer efficacement les processus liés à l’élimination des documents d’activité.
Principaux points forts de la norme ISO/TS 7538
La norme ISO/TS 7538 offre des conseils précieux aux organisations, en mettant l’accent sur:
- Processus d’évaluation: établissement de méthodes pour déterminer les exigences d’éliminatioin
- Responsabilités: clarification des rôles et des responsabilités pour la gestion de l’élimination des documents d’activité
- Principaux domaines de processus: fourniture d’un cadre pour l’évaluation des processus d’élimination des documents d’activité.
- Orientations de mise en œuvre: offre de conseils pratiques aux personnes chargées de mettre en œuvre les processus d’élimination
- Intégration opérationnelle: garantie d’une intégration transparente des processus d’élimination des documents d’activité dans les opérations organisationnelles globale.
Importance de l’élimination
L’élimination fait partie intégrante de la gestion des documents d’activité et doit être prise en compte tout au long du processus de gestion des documents d’activité. Cela comprend l’étape d’évaluation, l’élaboration des autorités de disposition telles que les calendriers de conservation et les décisions concernant la destruction ou le transfert des documents à la fin de leur cycle de vie. Une disposition efficace est essentielle pour éviter les sanctions légales ou réglementaires et constitue un élément clé des bonnes pratiques de gestion des documents.
Selon la norme ISO 15489-1, la disposition englobe une gamme de processus associés à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents. La disposition peut être mise en œuvre :
- À la réception ou à la création d’un document.
- Lorsque le statut d’un document change.
- Lorsque les documents n’ont plus de valeur administrative, législative, historique ou culturelle.
- À des fins de conservation et d’archivage à long terme.
Les organisations doivent concevoir des systèmes et des processus de gestion des documents pour prendre en charge la disposition. L’intégration de la disposition dès la conception en tant que composant intégral de l’architecture des systèmes est particulièrement importante, en particulier pour les documents créés au sein des systèmes d’entreprise. Cette intégration permet une disposition efficace et efficiente des documents conformément aux exigences légales et opérationnelles en vigueur.
La mise en œuvre de la disposition dès la conception signifie adhérer aux principes suivants :
- Intégration : intégration des exigences de disposition dans la conception des systèmes et des processus.
- Mesures proactives : mettre en œuvre des mesures de disposition de manière proactive pour anticiper les risques et prévenir les événements négatifs.
Cette approche garantit la gestion et la disposition appropriées des documents, couvrant les fonctionnalités liées à la disposition des systèmes, définissant et attribuant des tâches et des responsabilités, et prenant en compte l’architecture de l’information des solutions.
État actuel
La spécification est actuellement en cours d’élaboration et a atteint le stade de norme internationale en cours de publication (stade 60.00). Les dernières étapes de production devraient prendre jusqu’à sept semaines, après quoi la norme ISO/TS 7538 sera officiellement disponible.
Comité technique
Cette norme est élaborée par le comité technique ISO/TC 46/SC 11 de l’ISO, qui se consacre à la fourniture de cadres et de lignes directrices robustes pour la gestion des documents d’activité.
Conclusion
La publication prochaine de la norme ISO/TS 7538 représente une avancée significative pour les organisations qui cherchent à optimiser leurs pratiques de gestion des documents d’activité. En adhérant à ces lignes directrices, les organisations peuvent garantir la conformité, améliorer l’efficacité et améliorer la gestion globale du cycle de vie de leurs documents d’activité. Restez à l’écoute pour d’autres mises à jour sur la publication officielle de la norme ISO/TS 7538 !
Source: ISO/TS 7538 Functional Requirements for Disposition of Records Nears Publication (Notre traduction)