IDENTIFICATION DU POSTE
Titre : Directeur.trice des opérations
Statut : Permanent
Horaire de travail : 35hrs 5 jours/semaine – 32hrs/semaine horaire d’été
Lieu de travail : Québec, Cité universitaire – Pavillon Casault – possibilité de travail en mode hybride en fonction des balises organisationnelles
Échelle salariale : à partir de 65 000$ annuellement
Période d’affichage : Du 19 juillet au 21 août 2023
SOMMAIRE DU POSTE
La personne occupant le poste de directeur.trice des opérations de l’AAQ répond et est responsable de ses actions devant le conseil d’administration de l’AAQ à qui il /elle apporte le soutien administratif requis. Elle entretient également des relations fonctionnelles avec les responsables et bénévoles des diverses instances et les partenaires de l’Association. Le/la DO est un gestionnaire dont la fonction est de planifier, coordonner, superviser et contrôler le bon fonctionnement des opérations de l’AAQ.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Appui aux instances et à la réalisation des activités
- Soutient les membres du conseil d’administration et les responsables des comités dans la réalisation de leurs mandats (activités, marketing, formation professionnelle;
- Développe et entretient les relations avec les membres et les clients de l’Association ;
- Planifie, contribue et soutient l’organisation d’événements tel le congrès annuel de l’Association et le colloque annuel ;
- Prépare, organise et participe aux rencontres du conseil d’administration ;
- Soutient le conseil d’administration dans l’identification et la planification des orientations stratégiques, les mettre en œuvre et en assurer le suivi ;
- S’assure de la mise en œuvre des plans d’action de l’Association.
- Gestion administrative et humaine
- Assure le fonctionnement quotidien de l’Association par la gestion, le suivi et l’optimisation des ressources financières, humaines, matérielles et technologiques ;
- Encadre le(s) employé(e)s de l’Association dans l’exercice de leurs fonctions ;
- Participe à la diffusion sur le site web et sur les réseaux sociaux de documents et d’informations concernant l’Association ;
- Améliore les processus et les politiques à l’appui des objectifs organisationnels, les formules et les mets en œuvre pour maximiser le rendement ;
- Explore et documente les différents moyens technologiques visant l’amélioration des plateformes de gestion et de communication qui soutiennent l’Association dans sa mission et les mettre en application.
- Partenariats et commandites
- Développe et entretient des liens stratégiques et des partenariats avec les différents organismes ayant des missions complémentaires aux plans local, national et international à l’AAQ;
- Élabore, développe et mets en œuvre un plan de commandites et de partenariats pour le bien-être financier de l’association ;
- Effectue la recherche et la rédaction de propositions de partenariats et de commandites et fais les suivis qui s’imposent ;
- Assure au besoin la représentation de l’Association.
- Gestion financière
- Élabore, en collaboration avec la trésorerie, le budget des activités de l’Association, produis les scénarios budgétaires et assure les suivis budgétaires opérationnels ;
- Examine les résultats périodiques et les états financiers ;
- Élabore les stratégies de financement de l’organisation avec le soutien du Conseil d’administration.
- Assure la préparation des demandes de financement de différents organismes publics et privés et assure le suivi et la reddition de comptes en collaboration avec le Conseil d’administration ;
- Explore de nouvelles sources de financement, au besoin préparer et soumettre des demandes de subventions.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Baccalauréat en administration, en gestion des organismes culturels ou l’équivalent
- 2 ans d’expérience en administration ou dans un poste équivalent
- Capacités avec les logiciels de comptabilité (Sage 50), la plateforme WordPress et les applications du Web (Dropbox, Zoom)
- Maîtrise du français écrit et parlé, connaissance de l’anglais un atout
- Maîtrise de la suite Office (niveau intermédiaire)
- Une expérience de gestion d’un organisme du milieu corporatif à but non lucratif ou dans le milieu communautaire et culturel (un atout)
- Une expérience en gestion de projets et en gestion d’événements (un atout)
QUALITÉS RECHERCHÉES
- Bonne capacité à travailler en équipe
- Leadership et sens de l’initiative
- Dynamisme
- Autonomie et sens des responsabilités
- Aptitudes à transiger efficacement avec les membres, les comités et les partenaires, entre autres à distance
- Esprit d’ouverture et capacité à gérer simultanément plusieurs activités et à travailler au développement de l’Association
INTÉRESSÉ(E) PAR LE POSTE OFFERT ?
Ne cherchez plus, soumettez votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation démontrant vos compétences et votre intérêt pour le poste à l’adresse suivante : presidence@archivistes.qc.ca avant le 21 août 2023.
Note : Pour postuler, vous devez avoir la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis de travail valide. Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue seront contactées.
À propos de l’Association des archivistes du Québec:
L’Association des archivistes du Québec (AAQ) est une association professionnelle nationale qui regroupe plus de 500 membres, archivistes et spécialistes de la gestion de l’information qui œuvrent au sein des organismes publics et privés afin d’assurer une saine gestion des documents et des archives. Son siège social est situé dans la Ville de Québec et offre des services à l’ensemble de ses membres qui exercent au Québec, au Canada et ailleurs dans le monde.