L’information est à juste titre un outil incontournable de nos sociétés. Savoir la gérer en temps de crise l’est encore plus. En ces temps de lutte contre la COVID-19, elle se révèle cruciale. Les archivistes, qui sont au cœur de cette fonction, le savent puisqu’ils contribuent quotidiennement à la création, au traitement et à la conservation de l’information, quelle que soit la façon dont elle se présente : données, documents électroniques, systèmes d’information ou encore documents analogiques sur papier ou sur tout autre support.

La valeur de l’information à l’heure de la Covid-19

Depuis toujours, l’information accumulée est source de connaissance. Il en est de même pour ce virus; plus nous le comprendrons, mieux nous pourrons le combattre. Il est donc primordial de gérer les informations qui nous permettent de connaître sa composition génétique, les stratégies qu’il utilise pour se répandre, les organes qu’il infecte, etc. C’est aux archivistes que revient cette tâche. Ce sera notre contribution à la recherche scientifique ; offrir les conditions permettant le partage des connaissances.

À court terme, ces informations serviront à déterminer les meilleures stratégies pour vaincre le virus et faire progresser la recherche vers la découverte d’un médicament ou un vaccin.

À moyen et à long terme, elles permettront d’évaluer la gestion de la crise par les organismes privés et publics, y compris les gouvernements, et d’alimenter les études épidémiologiques, sociologiques, historiques, démographiques pour ne nommer que celles-là. Enfin, les informations gérées par les archivistes aideront les associations, les entreprises et les institutions qui constituent le moteur de la société à se remettre en marche. (Sur l’importance de la diffusion de l’information en temps de pandémie, voir : https://www.ica.org/en/covid-19-the-duty-to-document-does-not-cease-in-a-crisis-it-becomes-more-essential)

La gestion de l’information à l’ère du télétravail

La contribution des spécialistes de la gestion documentaire débute cependant à l’amont de la création de nouvelles informations. Ingrédient clé d’une saine gouvernance informationnelle et d’une gestion adéquate et continue des risques afférents, elle touche au cœur même des processus informationnels. Que ce soit la mise en place d’une structure de classification commune, d’espaces de travail partagés, de politiques de protection des renseignements personnels, de directives sur le recours à l’infonuagique, de mécanismes de recours à la signature électronique, à la catégorisation des actifs informationnels, aux règles de conservation, tout cet appareillage normatif facilite la poursuite sécuritaire des activités liées à la mission des organisations. Nécessaire en temps normal, leur apport est encore plus grand en temps de crise.

Les gouvernements et les dirigeants d’organismes non gouvernementaux doivent reconnaître l’importance des archivistes pour le bon fonctionnement de leurs organisations et les inclure dans la planification des opérations futures. Par exemple, en raison de leur connaissance transversale de l’organisation et de ses flux documentaires, l’archiviste est particulièrement bien outillé pour accompagner les spécialistes des technologies de l’information (TI) et les conseillers juridiques en matière de gestion des risques informationnels. Dans un monde qui continuera sans doute d’être affecté pendant longtemps par la Covid-19, l’expertise des archivistes sera d’une utilité précieuse pour la société.

Association des archivistes du Québec