9h15 à 10h45 – « Le travail collaboratif au service de la gestion documentaire » – animée par Marc St-Jacques

Quels sont les enjeux liés au déploiement de projets de gestion documentaire dans des contextes de travail collaboratif? Trois cas concrets.

1 - Transformation numérique avec M365 : se rapprocher des usagers et toucher au plus près l’organisation de l’information avec Sophie Bélanger

• Espoirs et deuil d’une solution de GED commerciale – le travail en silo.
• Développement et application de bonnes pratiques de gestion documentaire en vue d’un nouveau système de gestion des documents / de l’information (alors inconnu)
• Bouleversements des habitudes de l’archiviste : arrivée de M365
  Se méfier et puis s’adapter à « Big Tech »
  Exploration (essais – erreurs) des possibilités de M365
• Vers un véritable partenariat avec les technologies de l’information – M365 comme projet institutionnel
  Projet de collaboration institutionnelle avec les TI, les RH (gestion du changement) et les communications
  Apprentissage par les archivistes des rouages et possibilités de M365, plus spécifiquement SharePoint
  Participation aux formations du personnel – alignement avec les bonnes pratiques de gestion documentaire mises en place
  Essai de migration « Big Bang »
  Migrations par activités (attention particulière aux séries documentaires homogènes et nominatives)
• Expérience vécue :
  Les activités du syndic. (La Direction, Bureau du syndic a pour mandat de traiter toute information relative à une infraction au Code des professions, à la Loi sur les infirmières et les infirmiers et aux règlements qui régissent l’exercice de la profession infirmière, dont le Code de déontologie des infirmières et infirmiers.)
  L’enthousiasme des débutants
  Se faire des alliés en détestant mutuellement SharePoint
  L’état d’urgence sanitaire et les effets sur le travail des documents, de l’apprentissage accéléré et l’utilisation des outils technologiques. Enjeux de disponibilité du personnel des technologies de l’information. Décision prise dans le feu de l’action pandémique : la synchronisation, épine dans le pied d’un déploiement harmonieux.
• Consolidation :
  L’expertise reconnue des conseillers en gestion de l’information et du contrôle de la qualité, en organisation des documents, de l’information et du maintien de vocabulaire
  La valse du partage du travail entre la Direction des technologies de l’information et le service de gestion documentaire
  Découvrir de nouveaux types de documents aux frontières moins définies –comment les gérer? Amorce d’une réflexion de gestion documentaire
• Les nouvelles exigences légales et règlementaires en matière de gestion des renseignements personnels
• Développement d’une plus grande complicité avec les secrétaires et adjointes administratives.

Sophie Bélanger travaille depuis 2008 à l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec à titre d’archiviste puis de conseillère en gestion de l’information du contrôle de qualité. Parmi ses sujets de prédilection : le soutien aux usagers, la normalisation (structures, nommage, données, vocabulaires…), le lien entre les documents d’archives et le travail administratif courant (apprendre du passé) et la recherche.

2 - Projets de gestion documentaire dans un contexte de travail collaboratif au niveau d’une équipe : Projet Office 365 – Volet collaboration avec Natalie Bissonnette

Dans le cadre d’un projet pilote, l’escouade M365, ainsi nommée, a mis en place toutes les étapes de réalisation pour une solution gagnante de bureau moderne pour l’équipe du Bureau de l’offre1 afin de permettre une pleine et entière collaboration entre les parties prenantes et rendre plus efficient les processus de soumission. Des modifications aux processus ont permis d’éliminer certains irritants. La gestion documentaire reflète les processus d’affaires et les activités.
Nous aimerions vous présenter les étapes de réalisation, le projet et les conclusions suite au déploiement.

Madame Natalie Bissonnette détient une maîtrise en sciences de l’information de l’Université de Montréal (1998) et un baccalauréat en enseignement des langues secondes de l’Université du Québec à Montréal.
Cumulant plusieurs années d’expérience depuis 1990 en formation et en sciences de l’information, Mme Bissonnette a acquis différentes expériences de travail, sa formation en sciences de l’information et en enseignement lui permettant d’effectuer des mandats complexes et diversifiés dans les secteurs privé et public. Plus précisément, Mme Bissonnette en a réalisé plusieurs en gestion documentaire.
Depuis les dernières années, Mme Bissonnette a orienté ses efforts à la mise en œuvre de la gestion documentaire dans les environnements collaboratifs SharePoint et Teams de Microsoft 365.

3 - Développement de compétences au cœur des partenariats : de Régina à Shippagan via Dieppe, avec Florence Choppinet et Florence Ott

L’évolution technologique impose un changement de méthodes et d’organisation du travail dans la gestion et la conservation de l’information. Le développement de compétences devient indispensable à l’acquisition de nouveaux savoir-faire. Dans ce contexte, la formation en ligne ouvre des opportunités encore peu exploitées. Le campus de Shippagan de l’université de Moncton, qui offre un baccalauréat en gestion de l’information spécialisé de langue française unique au Canada, a ainsi créé, en 2016, un programme court en gestion documentaire entièrement en ligne. Avec la pandémie, les demandes en formation se sont élargies et des partenariats se mettent en place.

Après avoir suscité l’intérêt lors de webinaires, la professeure Florence Ott, vient de signer un partenariat en recherche et développement en gestion documentaire avec la Ville de Dieppe au Nouveau-Brunswick. Il s’agit d’élaborer un Plan de mise en œuvre de la gestion documentaire dans la municipalité francophone. Profitant de son expertise, la professeure va associer à cette réflexion des étudiants inscrits au cours de 4e année Calendrier et traitement de l’information.

Ils vont analyser en ligne les besoins du service d’urbanisme et chercher des solutions pour améliorer la gestion et le partage des documents. Cette expérience sur le terrain « numérique » est valorisée par les étudiants. Elle permet de se former à distance, mais surtout d’échanger des expériences et des compétences.

Dans cette présentation, la professeure insistera sur la nécessité de créer des outils de formation adaptés à la réalité sur le terrain. Utilisant l’exemple du projet de Dieppe, elle présentera les défis de développer une étude de cas en ligne qui répond non seulement aux attentes du partenaire mais également aux besoins des étudiants.

Étudiante au programme de gestion documentaire, Mme Patricia Choppinet, présentera les intérêts de participer à cette étude de terrain tout en étant à distance. Chargée du développement du centre des Archives fransaskoises en Saskatchewan, les défis de la préservation du patrimoine francophone en milieu minoritaire seront exposés. L’étudiante formulera les nouvelles occasions de collaboration qu’apporte le travail en ligne dans le domaine de la gestion des archives.

La présentation ouvrira une discussion d’une part sur la nécessité de moderniser les programmes en gestion documentaire pour répondre à l’évolution numérique, d’autre part des avantages de la formation en ligne pour le développement de compétence et les opportunités qu’offre le numérique pour mettre en place des études de terrain virtuelles.

Florence Ott est professeure titulaire en gestion de l’information à l’université de Moncton, campus de Shippagan depuis 2007. Elle détient un doctorat en histoire de l’École des hautes études en sciences sociales de Paris et un master en Techniques d’archives et de documentation de l’université de Haute-Alsace où elle a aussi enseigné l’archivistique privée. Elle a conjointement dirigé durant 25 ans un centre d’archives économiques à Mulhouse et effectué de nombreuses consultations dans les organisations pour mettre en place des politiques de gestion documentaire. Elle a beaucoup collaboré avec les centres de formation continue en France et au Canada.

Patricia Choppinet est archiviste en formation, chargée du développement du centre des Archives fransaskoises à la Société historique de la Saskatchewan depuis 2019. Elle détient un doctorat en physico-chimie moléculaire de l’université de Paris. Elle a travaillé pendant 12 ans en recherche et développement au Japon. Au Canada depuis 2015, elle a travaillé en tant que coordinatrice d’événements éducatifs mettant en valeur l’histoire de la Saskatchewan à la Société historique de la Saskatchewan. Depuis 2019, elle travaille à la préservation du patrimoine archivistique qui enrichit la mémoire et l’histoire des Fransaskois.