L’Association des archivistes du Québec (AAQ) est une association professionnelle nationale qui regroupe plus de 500 membres, archivistes et spécialistes de la gestion de l’information qui œuvrent au sein des organismes publics et privés afin d’assurer une saine gestion des documents et des archives. Son siège social est situé dans la Ville de Québec et offre des services à l’ensemble de ses membres qui exercent au Québec, au Canada et ailleurs dans le monde.
Technicien.ne à l’administration
IDENTIFICATION DU POSTE
Titre : Technicien.ne à l’administration
Supérieur immédiat : Direction des opérations (DO)
Statut : Permanent
Horaire de travail : 32hrs/semaine de septembre à fin juin – 28hrs/semaine horaire d’été
Lieu de travail : Québec, Cité universitaire – Pavillon Casault – possibilité de travail en mode hybride en fonction des balises organisationnelles
Salaire : à partir de 24$/ heure
Période d’affichage : Du 17 juillet au 21 août 2023
SOMMAIRE DU POSTE
La personne occupant le poste de technicien.ne à l’administration répond de ses actions devant le/la directeur.trice aux opérations de l’AAQ à laquelle elle apporte le soutien administratif requis. Elle apporte également ce soutien aux responsables des diverses instances de l’Association de même que les membres de l’Association. Elle gère les livres, tient les registres de comptes et vérifie les opérations financières. Elle est responsable du traitement quotidien des tâches administratives, du support aux services aux membres et du traitement du cycle comptable complet, en collaboration avec son supérieur.e.
PRINCIPALES RESPONABILITÉS
1. Gestion financière
- Effectue les opérations financières usuelles et leurs suivis : saisie des dépenses, des revenus, émission des reçus et factures (dépenses de voyage, demandes de paiement, etc.,) et paiement des factures
- Rapproche mensuellement les comptes bancaires et prépare les états financiers mensuels
- Gère les comptes à recevoir
- Prépare les rapports gouvernementaux (rapport de taxes et les retenues salariales)
- Fournir les informations requises ou demandées au vérificateur pour la réalisation des états financiers annuels
2. Gestion administrative et service à la clientèle
- Gère les appels téléphoniques et les courriels et fournit aux interlocuteurs.trices les renseignements pertinents ou les met en lien avec des personnes-ressources concernées
- Gère les inscriptions des membres aux activités
- Communique, sur le site web de l’AAQ, les informations requises ou soumises par les clients, les fournisseurs ou les membres de l’AAQ
- Gère la correspondance relative aux activités de l’AAQ (réception et envois postaux au national et à l’international)
- Assure la gestion électronique du membership et des abonnements
- Tiens à jour le répertoire des membres
- Apporte un soutien technique aux membres, bénévoles et administrateurs de l’AAQ
- Apporte un soutien aux employeurs dans leur recherche de personnel
3. Gestion opérationnelle du Congrès ou autres activités
- Assure un support au Comité du congrès et lors des activités de formation ou de perfectionnement
- S’assure de la saisie des inscriptions du congrès, des reçus, des cocardes, des listes et des statistiques
- Assure une présence physique au congrès pour l’accueil, les inscriptions sur place et pour le salon des exposants
- Transmet toute l’information pertinente aux membres, exposants et personnes intéressées.
4. Accomplir toutes autres tâches connexes
QUALIFICATIONS REQUISES
- DEC en administration spécialité comptabilité ou
- DEC en comptabilité
- 2 ans d’expérience en administration
- Bonne connaissance d’un logiciel comptable (Sage un atout)
- Capacité avec les technologies du Web (plateforme WordPress, Dropbox, Zoom)
- Maîtrise du français écrit et parlé et anglais fonctionnel
- Maîtrise de la suite Office (niveau intermédiaire)
QUALITÉS RECHERCHÉES
- Dynamisme et esprit d’initiative
- Autonomie, sens de la planification et de l’organisation
- Aptitude à travailler avec un public à distance
- Intégrité, loyauté et adhésion aux valeurs de l’Association
- Aptitude à travailler sous pression
Tu aimes la comptabilité et le travail administratif ?
Tu souhaites mettre à profit tes connaissances ?
Tu veux développer tes compétences et grandir avec le poste offert ?
INTÉRESSÉ(E) PAR LE POSTE OFFERT
Ne cherche plus, soumets ton curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation à la présidence de l’Association, à l’adresse suivante : presidence@archivistes.qc.ca
avant le 21 août 2023, à 17h.
Note : Pour postuler, vous devez avoir la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis de travail valide. Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue seront contactées.