Atelier – Stratégies et besoins – numérisation des dossiers d’employés | Qc (5 avril) et Mtl (10 avril)

Description

La formation Numérisation des documents – Stratégies et besoins est un prérequis pour l’Atelier – Stratégies et besoins pour la numérisation des Dossiers des employés (RH).

Si vous avez déjà suivi la formation Numérisation des documents – Stratégies et besoins, vous pouvez vous inscrire directement à l’Atelier.

Clientèle visée

Cette formation s’adresse à tous, gestionnaires comme employés, qui désirent développer ou parfaire leurs compétences à définir, encadrer et suivre un projet de numérisation (stratégies et activités de numérisation de leur organisme ou entreprise), et à en connaître les principaux enjeux relatifs à l’analyse des besoins et à l’assurance d’un transfert intègre.

Durée

• L’atelier Stratégies et besoins pour la numérisation des Dossiers des employés (RH) est d’une durée d’un (1) jour. La formation Numérisation des documents – Stratégies et besoins est un prérequis à l’atelier.

Dates et lieux

• QUÉBEC – 5 avril 2019 (BAnQ Québec)
• MONTRÉAL – 10 avril 2019 (Hôtel de l’ITHQ)

Objectif général

Au terme de l’atelier, le participant sera en mesure de mieux comprendre les possibilités et les limites qu’offre un projet de numérisation et il pourra, par une meilleure définition de son processus et de ses besoins, établir des stratégies cohérentes et adaptées à son milieu. Les ateliers permettront la réflexion sur un projet de numérisation des dossiers des employés (ressources humaines), mais sera bonifié d’exemples et études de cas comparatives sur la numérisation des dossiers médicaux (domaine Santé) et de factures (domaine Comptabilité).

Objectifs spécifiques

Les objectifs de la formation sont de :

• Connaître les principes d’intégrité et de pérennité appliqués à la numérisation et identifier les éléments à documenter lors d’un transfert de support
• Appliquer ses connaissances pour évaluer ou recommander le respect de l’intégrité lors de la numérisation des documents réalisée dans son organisme ou par un fournisseur
• Connaître les étapes de traitement d’une chaîne de numérisation et des différentes stratégies d’implantation de la numérisation
• Connaître les niveaux d’indexation des documents pour mieux en exprimer le besoin et faciliter les échanges avec les fournisseurs (par exemple, dans la rédaction d’un cadre de gestion ou un cahier des charges)
• Participer à la constitution d’une mémoire documentaire intègre de son entreprise ou organisme

Éléments de contenu

• Révision de l’étude de cas sur la numérisation des dossiers médicaux
• Établissement d’un processus-type des dossiers RH (création/approbation/utilisation des documents/dossiers, volumétrie, valeur)
• Établissement d’une stratégie d’implantation
• Planification des besoins fonctionnels
  • Les systèmes TI utilisés
  • Les niveaux d’indexation fonctionnelle et transactionnelle
  • Spécifications de traitement et des possibilités

Stratégies pédagogiques

• Cahier du participant et projection PowerPoint
• Discussions en équipes
• Boîtes à outils : tableaux et schémas, lecture complémentaire

Formatrice*

Marie Rhéaume, M.A. – MR-Conseil

Depuis vingt-cinq ans, Marie Rhéaume est spécialiste de la gestion des documents. Elle intervient maintenant dans divers projets de transformation numérique, accompagnant ses clients dans l’analyse de ses besoins et l’intégration de processus optimisés de gestion documentaire. Ses expériences dans les secteurs privés et publics (notamment la transformation des services d’archives médicales vers des centres de numérisation dans la région de Québec), liées à son parcours académique, facilitent sa lecture stratégique de la gestion de l’information, qu’elle met à profit dans ses interventions.

Détentrice d’une maîtrise en archivistique et d’un diplôme d’études collégiales en archives médicales, Marie Rhéaume est reconnue pour son sens de l’analyse et sa vision globale de l’information, incluant besoins d’affaires, processus, documents et technologies. Excellente vulgarisatrice, elle préconise une approche participative insistant sur le partage des expertises.

*Marie Rhéaume de MR-Conseil est agréée par la Commission des partenaires du marché du travail aux fins de l’application de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre.