Congrès 2021: GJ

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Les différents rôles de l’archiviste lors de la réorganisation d’un service d’archives religieuses, par Gaël JEANNIN

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Description

Les différents rôles de l’archiviste lors de la réorganisation d’un service d’archives religieuses

Résumé

Cette conférence propose d’aborder les différents rôles qu’un archiviste peut avoir à jouer lors de la réorganisation d’un service d’archives, en prenant l’exemple du Service d’archives de la Province canadienne de la Congrégation de Sainte-Croix.

Trois conditions sont idéales afin qu’un service d’archives puisse effectuer ses tâches quotidiennes de façon efficiente : 1) avoir suffisamment de personnel et de temps pour évaluer, décrire et classer les documents ; 2) avoir une base de donnée et/ou système de classement unique et cohérent pour faciliter la recherche d’information ; 3) avoir suffisamment d’espace pour le travail des employés et pour la conservation des documents. Il est rare, pour une petite institution, que ces conditions soient toutes réunies. Mais quand aucune des ces conditions ne sont réunies, c’est tout un défi d’essayer de changer cette situation !

A notre arrivée, l’enjeu le plus important était l’espace. En effet, l’archiviste devait presque se frayer un chemin à travers les boites pour arriver jusqu’à son bureau. Quant au technicien en archivistique, il travaillait sur un petit bureau entre les boites et les documents déposés en attente de… Il fallait donc changer les choses. Les premières semaines de travail ont été ainsi de faire un état des lieux des archives en chiffrant le métrage linéaire en rapport aux espaces de stockage disponibles. Chiffrer, même approximativement, nous donnait ainsi la possibilité de planifier des scénarios pour trouver la solution qui correspondrait au mieux à la communauté religieuse, selon ses objectifs futurs et surtout ses moyens.

Une fois les différentes options sur la table, l’archiviste « gestionnaire du projet » allait devenir tour à tour : « vendeur de produits » pour convaincre sa direction de choisir la solution idéale ; « architecte d’intérieur » pour aménager une nouvelle salle de stockage et de travail ; « planificateur d’évènement » pour coordonner le déménagement ; « logisticien » pour faire en sorte que le matériel arrive à temps ; « déménageur ». « Comptable », « agent en ressource humaine », « historien », « enquêteur » sont aussi tous d’autres rôles qui montrent la polyvalence que l’archiviste responsable a été amené à avoir dans cette réorganisation du service.

Notice biographique

Gaël JEANNIN est détenteur d’une maitrise en Histoire et Espagnol (Université de Fribourg, 2010) et d’un Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science (Universités de Berne et Lausanne, 2014). Il a effectué plusieurs contrats dans des institutions cantonales et communales. Il est spécialisé dans le domaine religieux (paroisses, congrégations) en traitant des bibliothèques patrimoniales et des archives au sein de l’entreprise Passeurs d’archives. En 2017, à son arrivée au Canada, il s’est impliqué bénévolement dans plusieurs communautés religieuses, puis a réalisé des contrats au Centre d’archives et de documentation Roland-Gauthier, Musée de l’Oratoire Saint-Joseph du Mont-Royal et Ordre des Dominicains. Depuis l’été 2019, il est archiviste responsable du Service d’archives de la Province canadienne de la Congrégation de Sainte-Croix.

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