Conférence “L’archivistique au cœur du système d’information organisationnel” | 27 mai 2021

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L’archivistique au cœur du système d’information organisationnel, par Marc St-Jacques

La Ville de Gatineau a mis en place un projet GED misant sur la construction d’une architecture d’information qui s’appuie sur la cartographie des processus d’affaires. À la fin de 2020, un peu moins de 400 processus ont été analysés et cartographiés et une dizaine de processus sont en cours de déploiement. En s’appuyant sur des exemples concrets tirés de ce projet, cette communication explore les effets de la mutation de la gestion documentaire physique vers une gouvernance informationnelle sous trois principaux aspects : la transformation numérique des séries documentaires et ses conséquences; le système d’information organisationnel; et, finalement, l’utilisation du plan de classification à facettes.

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L’archivistique au cœur du système d’information organisationnel

La Ville de Gatineau a mis en place un projet GED misant sur la construction d’une architecture d’information qui s’appuie sur la cartographie des processus d’affaires. À la fin de 2020, un peu moins de 400 processus ont été analysés et cartographiés et une dizaine de processus sont en cours de déploiement. En s’appuyant sur des exemples concrets tirés de ce projet, cette communication explore les effets de la mutation de la gestion documentaire physique vers une gouvernance informationnelle sous trois principaux aspects : la transformation numérique des séries documentaires et ses conséquences; le système d’information organisationnel; et, finalement, l’utilisation du plan de classification à facettes.

Dans un premier temps, il est essentiel pour l’archiviste de connaître la transformation des séries documentaires pour agir de façon cohérente sur ces dernières. Cette transformation peut être mesurée en évaluant le passage des séries de dossiers papier à dossiers hybrides pour devenir complètement numérique. La transformation numérique a une incidence directe sur les activités de déclassement et de versement. Le passage au numérique engendre une décentralisation des documents et leur dissémination à travers l’organisme en fonction des processus.

Il s’avère donc essentiel pour l’archiviste de comprendre le système d’information organisationnel global de son organisme. Ce concept s’intéresse à la circulation de l’information et aux besoins des usagers. Il est également utilisé par les équipes informatiques permettant à l’archiviste de se faire comprendre de ces partenaires indispensables. Le concept permet également de cerner les limites de ce qui est géré par les bases de données informatisées, ce qui est du domaine de la gestion documentaire et ce qui n’est pas documenté faisant ainsi un parallèle avec la gestion des connaissances tacites. Armé de ce concept, l’archiviste est à même de mieux évaluer quelles sont les proportions de son système d’information organisationnelle qui sont régies par des règles de conservation. Il mesure ainsi l’état de la gouvernance informationnelle de son organisme.

Le plan de classification à facettes permet de combler les besoins divergents pour le classement et le repérage de l’information de la part des usagers. Il vient pallier l’éclatement du dossier en faisant en sorte qu’un même document peut faire partie de plusieurs dossiers. Il amène cependant l’archiviste vers de nouveaux paradigmes et le confronte à ses pratiques bien établies notamment lors de la gestion du cycle de vie des documents et de la description archivistique par la suite.

Biographie du conférencier

Marc St-Jacques détient un baccalauréat ès arts de l’université d’Ottawa ainsi qu’un certificat en archivistique de l’université Laval. Il étudie au microprogramme en gestion de projets et au certificat en analyse de systèmes d’affaires offerts par l’université Laval. Après avoir travaillé comme contractuel pour le Centre régional d’archives de l’Outaouais, il a été technicien en documentation à BAnQ Gatineau avant de joindre l’équipe de la Ville de Gatineau à titre d’analyste en gestion de documents en 2018, puis à titre de coordonnateur du projet GED depuis 2019.

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