L’Organisation internationale de normalisation a récemment publié une deuxième édition de la norme ISO 16175, Information et documentation – Processus et exigences fonctionnelles applicables aux logiciels de gestion des documents d’activité. Cette nouvelle édition est en deux parties:
Partie 1: Exigences fonctionnelles et recommandations associées pour toute application de gestion de documents d’activités numériques
Partie 2: Recommandations pour le choix, la conception, la mise en œuvre et la maintenance des logiciels gérant des documents d’activité
Ces deux parties annulent et remplacent les trois parties de l’ISO 16175 qui ont été publiées par l’ISO en 2010-2011, et qui étaient elles-mêmes des versions accélérées des publications du Conseil international des archives publiées en 2008 sous le titre Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau (ou ICA-Req, pour faire court).
Les deux nouvelles parties de l’ISO 16175 ont non seulement été considérablement mises à jour et consolidées, mais elles ont également été profondément restructurées. Auparavant, les parties 2 et 3 de l’ISO 16175 fournissaient deux ensembles distincts d’exigences fonctionnelles modèles pour les logiciels de gestion des enregistrements numériques, la partie 2 se concentrant sur les applications de gestion des enregistrements dédiées et la partie 3 se concentrant sur les enregistrements dans les systèmes d’entreprise de manière plus générale.
L’ICA a décidé de combiner ces deux ensembles distincts d’exigences en un ensemble d’exigences fonctionnelles unique, simplifié et mis à jour pour toutes les applications logicielles nécessaires pour capturer et gérer des enregistrements numériques. Ce nouvel ensemble consolidé d’exigences fonctionnelles est présenté dans la nouvelle ISO 16175, partie 1 – avec quelques indications explicatives associées. Un public principal pour la partie 1 est constitué des professionnels de l’informatique qui sont responsables de l’acquisition ou du développement de logiciels de bureau et qui ont besoin de conseils d’experts et faisant autorité sur les exigences fonctionnelles pour la gestion des enregistrements. On espère que cette nouvelle édition de la partie 1 exercera une influence positive sur le marché mondial des logiciels de bureau, en plus d’aider les décideurs et les normalisateurs juridictionnels et les organisations individuelles souhaitant améliorer l’état de leur tenue de documents numériques.
La nouvelle partie 2 se concentre sur les processus de sélection, de conception et de mise en œuvre de tout logiciel à utiliser pour la gestion des enregistrements, que ces enregistrements soient numériques ou analogiques. La nouvelle partie 2 comprend un contenu mis à jour tiré de la suite ISO 16175 d’origine, ainsi que du contenu mis à jour du rapport technique (2001) de la partie 2 de l’ISO 15489, désormais retiré, qui a fourni des conseils de mise en œuvre pour la première édition de la norme internationale de gestion des enregistrements.
Les deux parties de la nouvelle norme peuvent être obtenues auprès de:
Partie 1: https://www.iso.org/fr/standard/74294.html
Partie 2: https://www.iso.org/fr/standard/74293.html
Salutations
Adrian Cunningham
Project Lead for ISO TC46/SC11/WG16