Technicien.ne à l’administration | Association des archivistes du Québec

par | Sep 28, 2023 | Nouvelles de l'Association, Offres d'emploi

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre : Technicien.ne à l’administration

Statut : Permanent

Horaire de travail : 32hrs/semaine de septembre à fin juin – 28hrs/semaine horaire d’été

Lieu de travail : Québec, Cité universitaire – Pavillon Casault

Télétravail possible

Salaire : à partir de 24$/ heure

Période d’affichage : Jusqu’à ce que le poste soit comblé

Début d’emploi : dès que possible

SOMMAIRE DU POSTE

La personne occupant le poste de technicien.ne à l’administration apporte son soutien à la direction des opérations ainsi qu’aux responsables des diverses instances de l’Association des archivistes du Québec de même que les membres de l’Association. Elle gère les livres, tient les registres de comptes et vérifie les opérations financières. Elle est responsable du traitement quotidien des tâches administratives, du support aux services aux membres et du traitement du cycle comptable complet, en collaboration avec son supérieur.e.

PRINCIPALES RESPONABILITÉS

Le/la technicien/ne en administration aura pour tâche :

Gestion financière

  • Effectue les opérations financières usuelles et leurs suivis : saisie des dépenses, des revenus, émission des reçus et factures (dépenses de voyage, demandes de paiement, etc.,) comptes à recevoir, paiement des factures, rapport de taxes et retenues salariales.
  • Rapproche mensuellement les comptes bancaires et prépare les états financiers mensuels.
  • Fournir les informations requises ou demandées au vérificateur pour la réalisation des états financiers annuels.

Gestion administrative et service à la clientèle

  • Assure la réponse aux demandes d’informations (appels téléphoniques et courriels).
  • Communique, sur le site web de l’AAQ, les informations requises ou soumises par les clients, les fournisseurs ou les membres de l’AAQ.
  • Assure la gestion électronique du membrariat et la mise à jour la base de données des membres.
  • Gère les inscriptions des membres aux activités.
  • Apporte un soutien aux membres, bénévoles et administrateurs de l’AAQ ainsi qu’aux employeurs dans leur recherche de personnel.

3. Soutien aux activités et à l’organisation du Congrès

  • Assure un support au Comité du congrès et lors des activités de formation ou de perfectionnement.
  • S’assure de la saisie des inscriptions du congrès, des reçus, des cocardes, des listes et des statistiques.
  • Assure une présence physique au congrès pour l’accueil, les inscriptions sur place et pour le salon des exposants.

QUALIFICATIONS REQUISES

  • DEC en administration spécialité comptabilité ou DEC en comptabilité
  • 2 ans d’expérience en administration
  • Bonne connaissance d’un logiciel comptable (Sage un atout)
  • Capacité avec les technologies du Web (plateforme WordPress, Dropbox, Zoom)
  • Maîtrise du français écrit et parlé et anglais fonctionnel
  • Maîtrise de la suite Office (niveau intermédiaire)

QUALITÉS RECHERCHÉES

  • Dynamisme, autonomie et esprit d’initiative
  • Autonomie, sens de la planification et de l’organisation
  • Aptitude à travailler avec un public à distance
  • Intégrité, loyauté et adhésion aux valeurs de l’Association
  • Aptitude à travailler sous pression

Tu aimes la comptabilité et le travail administratif ?

Tu souhaites mettre à profit tes connaissances ?

Tu veux développer tes compétences et grandir avec le poste offert ?

INTÉRESSÉ(E) PAR LE POSTE OFFERT

Ne cherche plus, soumets ton curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation à la présidence de l’Association, à l’adresse suivante :  presidence@archivistes.qc.ca

Note importante : Pour postuler, vous devez avoir la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis de travail valide. Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue seront contactées.

DESCRIPTION DE L’ORGANISATION

L’Association des archivistes du Québec (AAQ) est une association professionnelle nationale qui regroupe plus de 500 membres, archivistes et spécialistes de la gestion de l’information qui œuvrent au sein des organismes publics et privés afin d’assurer une saine gestion des documents et des archives. Son siège social est situé dans la Ville de Québec et offre des services à l’ensemble de ses membres qui exercent au Québec, au Canada et ailleurs dans le monde.