Établissement : CISSS de la Montérégie-Centre
Titre d’emploi : Technicien ou technicienne en documentation
Numéro de référence : CAT3-23-6869
Type de poste : Personnel syndiqué
Réseau local de services de l’emploi : RLS de Champlain (Brossard, Greenfield Park, Longueuil, Saint-Hubert, Saint-Lambert, etc.)
Direction : PDG – Direction générale
Statut de l’emploi : Temporaire – Temps complet
Nombre de jours : 5 jours/semaine
Quart de travail : Jour
Horaire de travail : Lundi au vendredi de jour
Durée : Une année
Catégorie d’emploi : Personnel de bureau et de l’administration (agent administratif, sec. (médicale, juridique), archiviste, tech. en administration, etc.)
Début d’affichage : 2023-05-25
Fin d’affichage : 2023-06-15
Nombre d’emplois disponibles : 1
Échelle salariale : 23,82$ à 30,82$
Description du poste :
Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.
Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 12 000 employés et 844 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l’Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.
Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.
Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.
AFFECTATION D’UNE DURÉE D’UNE ANNÉE À TEMPS COMPLET DE JOUR DE DISPONIBLE !
Libellé du titre d’emploi:
Personne qui réalise des travaux techniques ayant trait à l’organisation et au fonctionnement de systèmes ou de centres de documentation tels que : bibliothèques, audiovidéothèques, archives. Elle peut fournir une assistance technique au personnel de même qu’aux usagers.
Rôle :
Sous la supervision de la conseillère-cadre à la direction générale, la personne titulaire seconde le professionnel en gestion des documents administratifs. Ses fonctions s’exercent sur le plan des travaux techniques relatifs à l’organisation, au fonctionnement, à l’application et à la mise à jour des systèmes de gestion documentaire. Il applique et met à jour les outils de gestion documentaire tels que le plan de classification et calendrier de conservation, outils de repérage et participe aux projets spécifiques en gestion des documents et archives.
Composantes et description des fonctions:
Traitement de dossiers semi-actifs et historiques:
• Épurer les dossiers inactifs;
• Traiter les documents historiques selon les normes de préservation;
• Classer et décrire les fonds d’archives selon les normes archivistiques;
• Produire des outils de repérage;
• Procéder au traitement des documents de la voûte d’archives numérique.
Préparation et supervision des transferts de boîtes dans les dépôts de documents semi-actifs :
• Assurer la conformité des transferts de documents semi-actifs selon la procédure en vigueur et les règles de conservation applicables;
• Effectuer le suivi du transport et de l’entreposage des boîtes avec le fournisseur externe.
Veiller à la conservation et à l’entreposage appropriés des documents :
• Gérer le versement de documents inactifs;
• Attribuer les cotes de localisation aux boîtes;
• Appliquer le processus de destruction annuel des documents, en validant les règles de conservation.
Gestion des espaces d’entreposage :
• Mettre à jour les inventaires des dépôts;
• Effectuer un suivi des espaces d’entreposage;
• Gérer les transferts et versements aux emplacements adéquats.
Service à la clientèle :
• Répondre aux questions concernant l’application du plan de classification aux documents numériques et papier;
• Répondre aux demandes d’accès aux dossiers, aux demandes de réactivation et en faire la livraison;
• Soutenir les unités dans l’application des différentes règles de conservation et de la procédure de transfert de documents.
Gestion des documents et des accès pour l’Intranet et les répertoires publics;
• Effectuer la diffusion de certains documents officiels dans l’intranet;
• Participer à la gestion de l’accès aux répertoires publics;
• Gérer la destruction de documents de certains emplacements publics.
Validation de la mise en forme et diffusion des politiques et procédures
• S’assurer que la politique et le guide de rédaction ont été appliqués à la mise en forme des documents;
• Effectuer un suivi de l’ensemble des politiques et procédures à réviser.
En fonction des habilités et compétences, seconder la spécialiste pour des dossiers comme :
• Implanter des outils de gestion documentaire (Calendrier, plan de classification, logiciel);
• Faire les procédures internes de gestion documentaire;
• Gérer la formation des employés;
• Établir l’inventaire des fichiers de renseignements personnels;
• Établir le registre des communications;
• Participer à l’implantation et au déploiement d’une solution de gestion électronique des documents.
Toutes autres tâches connexes pertinentes pour accomplir ses fonctions ou demandées par le supérieur immédiat.
Exigences :
Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de la documentation d’une école reconnue par le ministère compétent.
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l’ensemble de votre cheminement professionnel.
Si vous postulez d’un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d’accusé réception vous demandant d’aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
Notre établissement applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.
Les candidat(e)s peuvent me transmettre leur CV à l’adresse courriel suivante: alexandre.caccia.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca