Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.
Chez exo, vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.
Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, jours fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez EXO!
Détails de l’emploi
Relevant de la Directrice – Affaires juridiques, vous œuvrez au sein d’une équipe de 2 techniciens en gestion documentaire et effectuez, à partir des politiques et procédures établies, des tâches variées relatives à la gestion des documents actifs, semi-actifs, historiques et techniques. Vous participerez également aux divers projets en gestion documentaire, notamment la transition de l’organisme vers une gestion électronique des documents et la mise en application d’un nouveau calendrier de conservation.
Principales responsabilités
- Sensibiliser les usagers quant aux politiques et procédures en place et aux bonnes pratiques à mettre en œuvre en matière de classification et de conservation des documents papier et numérique ;
- Participer aux projets de développement liés à la gestion documentaire notamment :
- L’implantation du nouveau système de classification ;
- Participer aux activités liées à l’application du nouveau calendrier de conservation ;
- La mise en place d’un système de gestion électronique des documents s’appuyant sur les produits SharePoint ;
- Collaborer au projet de déploiement de SharePoint dans l’organisation ;
- Accompagner les utilisateurs dans la personnalisation des espaces SharePoint dans les différentes Directions exécutives.
- Assurer le service aux usagers en répondant à des demandes de toutes sortes telles que :
- Rechercher des documents actifs, semi-actifs et des documents de référence, quel qu’en soit la nature ou le support ;
- Assurer le suivi des prêts et des retours de documents (incluant la cueillette des documents sur les différents sites);
- Effectuer des inventaires, saisir et indexer des données et/ou des documents ;
- Faire du classement de documents et coter des dossiers.
- Veiller à la bonne gestion des documents, notamment :
- Saisir et indexer des plans, de la documentation technique, des études et des monographies du centre de référence ;
- Participer à la détermination du niveau de confidentialité des documents ;
- Sélectionner, trier et décrire les archives ;
- Procéder au tri, au déclassement et à l’élimination des documents en fonction du calendrier de conservation.
- Superviser les tâches qui pourraient être confiées de temps à autre à des fournisseurs externes offrant des services spécialisés ;
- Approuver la facturation des fournisseurs externes.
La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.
Exigences du poste
Scolarité
Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de la documentation et gestion de l’information et/ou certificat en archivistique et/ou expérience dans un poste similaire jugée pertinente.
Expérience
- Minimum de 5 années d’expérience pertinentes en traitement et indexation des documents, jumelées à une expérience en service à l’usager ;
- L’expérience en gestion des plans d’ingénierie constitue un atout ;
- L’expérience à l’égard de projet d’implantation de SharePoint constitue un atout ;
- L’expérience relative à l’utilisation d’un outil de GED constitue un atout ;
- L’expérience au sein d’un organisme public constitue un atout.
Compétences et aptitudes
- Fortes aptitudes à l’organisation et à la planification du travail ;
- Bonne capacité d’analyse ;
- Habiletés à faire preuve de minutie et de précision ;
- Rigueur et autonomie ;
- Dynamisme et créativité ;
- Bonne connaissance de l’environnement SharePoint ;
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office et des logiciels d’édition des documents PDF (tel que Kofax) ;
- La connaissance du logiciel Meridian et d’un logiciel de gestion intégrée des documents (tel qu’Ultima) est un atout ;
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
- Habiletés en communication et relations interpersonnelles ;
- Discrétion et capacité à gérer de l’information de nature confidentielle ;
- Capacité à travailler en équipe et enthousiasme pour le service à la clientèle.
Conditions de travail
Emploi régulier à temps plein, soit 37,5 heures par semaine, en mode hybride.
Lieu
Siège social, 700, rue De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal (Québec) H3B 5M2
Déplacements réguliers (aux frais de l’employeur) à prévoir vers l’entrepôt des documents d’exo situé dans le secteur Montréal-Nord et dans les divers bureaux administratifs et centres de services situés en couronne.
Ce défi vous intéresse ? Il suffit de nous faire parvenir votre candidature via la section Carrières de notre site Internet, au https://exo.quebec/fr/a-propos/carrieres
Prenez note que le Réseau de transport métropolitain, aussi désigné sous le nom d’exo, applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite donc les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Dans le cas d’une personne handicapée, le Réseau de transport métropolitain est ouvert à apporter des modifications au poste de travail convoité dans les limites du possible.
Prenez aussi note que le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l’analyse des candidatures seront contactées.