Les experts du TC 46 SC 11 (Archives/Gestion des documents d’activités) de l’organisation internationale de normalisation ont dirigé l’élaboration de ISO/TR 8344:2024(en) – Information et documentation: Enjeux et considérations pour la gestion des documents d’activité dans les environnements de données structurées, un rapport technique abordant les considérations critiques pour la gestion des enregistrements dans des environnements de données structurées. Ce document complet parcourt le paysage changeant des pratiques de tenue de documents à l’ère numérique, offrant des informations et des conseils aux parties prenantes du gouvernement, des entreprises et de la société.
À mesure que le paysage numérique évolue, les enregistrements sont de plus en plus générés dans des formats de données structurés au sein de bases de données ou de systèmes commerciaux associés. Cette montée en puissance de la création, du stockage et de l’analyse des données, alimentée par l’adoption généralisée de capteurs et l’évolution vers une prise de décision basée sur les données, marque une rupture significative par rapport aux méthodes traditionnelles de tenue de dossiers. De plus, la transition des bases de données relationnelles familières vers les nouveaux systèmes de données distribués, couvrant plusieurs juridictions et organisations, complique encore davantage la gestion des actifs informationnels. En plus de la présence de nombreuses bases de données existantes nécessitant une maintenance continue, le besoin de stratégies efficaces de gestion des dossiers n’a jamais été aussi pressant.
Les données structurées jouant un rôle central en tant que fondement de la prise de décision et des activités opérationnelles, il est primordial de garantir leur fiabilité et leur conformité aux normes commerciales, juridiques et réglementaires. L’incapacité à gérer correctement les données structurées met en péril la productivité, le statut de conformité et la réputation globale d’une organisation, soulignant l’importance cruciale de cadres de gestion des documents robustes.
Reconnaissant l’impératif pour les organisations et les communautés d’améliorer leurs capacités de tenue de dossiers dans des environnements de données structurés, il existe une demande d’orientations et de recommandations complètes. Ces orientations visent à faciliter la conception et la mise en œuvre de politiques et de procédures garantissant l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et la convivialité des enregistrements dans des formats de données structurés.
Bien que les systèmes de gestion existants décrits dans la norme ISO 30301 offrent une base pour gouverner les enregistrements dans des environnements de données structurés, des défis spécifiques liés au contrôle, aux processus et aux systèmes des enregistrements doivent être relevés. Le rapport technique constitue un examen complet du paysage, mettant en lumière les questions et considérations clés cruciales pour une gestion efficace des documents dans des environnements de données structurés.
Destiné principalement aux décideurs politiques en matière de données, aux concepteurs de systèmes, aux propriétaires de systèmes d’entreprise, aux professionnels de la gestion des données, aux spécialistes des bases de données et aux professionnels de la gestion des documents, le rapport vise à favoriser la collaboration et l’action collective dans la mise en œuvre de pratiques robustes de gestion des documents au sein d’environnements de données structurés. En plaidant pour l’application d’approches, de processus, de contrôles et de systèmes appropriés, le rapport s’efforce de sauvegarder l’intégrité et l’accessibilité des documents dans un paysage numérique en évolution.
Pour consulter la norme: https://www.iso.org/fr/standard/83138.html