DATE: 29 avril 2020, 13 h 30 à 14 h 30
Le contexte de télétravail bouscule le statu quo en matière de recours aux documents papier pour consigner la signature des parties impliquées dans les différents processus d’affaires de nos organisations. Sans la vigie et la participation active des archivistes et de leurs collègues conseillers juridiques et TI, le passage vers des pratiques non conformes – telle l’application d’une image numérisée de la signature d’un gestionnaire ou d’un partenaire – constitue la voie la plus naturelle pour les acteurs organisationnels soucieux d’accomplir leurs tâches à distance. Comment sensibiliser les décideurs de l’organisation à réglementer rapidement les pratiques et opter pour une solution de signature numérique de confiance? Comment profiter de l’occasion pour renforcer les relations nécessaires entre le Service des archives, le Service de gouvernance et conseils juridiques et le Service des technologies de l’information?
À partir d’une démarche en cours à l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue, ce webinaire constitue un partage de pratiques visant à inspirer les collègues archivistes qui souhaitent conduire une démarche similaire au sein de leur organisation. Les objectifs spécifiques de la présentation et les principaux aspects abordés seront les suivants :
- Partager les connaissances colligées en matière de signature numérique à partir des besoins actuels d’un établissement universitaire :
- Cadre légal et réglementaire
- Fonctionnement technologique général du processus de signature numérique
- Niveaux de sécurité des processus de signatures offerts par le marché
- Proposer une démarche d’analyse, implantation, soutien et développement :
- S’allier dès l’analyse des besoins pour penser conformité, préservation et sécurité!
- Identifier un porteur de projet au sein de la haute direction
- Prioriser les besoins d’implantation : la catégorisation des actifs informationnels à la rescousse
- Planifier les responsabilités en matière d’accompagnement
- Assurer la rétention, conservation et préservation des documents signés numériquement
Dans un esprit de partage et de collaboration, les participants qui souhaiteront poursuivre la discussion et apporter d’autres éléments afin de bonifier la compréhension du dossier pourront le faire à même la plateforme Zoom utilisée pour la tenue du webinaire.
Présentatrice : Jacinthe Coulombe, archiviste, UQAT