OMI Lacombe Canada a été fondée en 2003 en réponse au visage changeant de l'Église catholique romaine au Canada. Nous faisons partie de la congrégation mondiale de prêtres et de frères appelée les Missionnaires Oblats de Marie Immaculée qui servent les pauvres dans plus de 60 pays sur cinq continents. Les Oblats sont arrivés au Canada en 1841. À mesure que le jeune pays grandissait, nous avons grandi avec lui, nous déplaçant rapidement vers l'ouest et servant les Premières Nations, les Inuits et les Métis ainsi que les premières communautés d'immigrants d'Europe, et fondant la plupart des diocèses à l'ouest d'Ottawa.

Aujourd’hui, les 130 Oblats d’OMI Lacombe Canada consacrent leur vie au service des pauvres dans les plus petites et les plus grandes villes du pays. Appelés à vivre en communauté apostolique, nous vivons notre mission en communauté. La majorité des membres d'OMI Lacombe Canada vivent en communauté sous un même toit avec d'autres frères et prêtres oblats.

Ce poste a pour mandat de créer un système de gestion des dossiers, comprenant l’élaboration d'un processus systématique lors du classement électronique, et papier, de tous les documents créés par l'administration de la corporation. Ce processus sera déployé aux bureaux administratifs situés à Ottawa (Ontario), ainsi que dans des bureaux de district qui se trouvent dans les cinq provinces suivantes : Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Ontario.

Détails des tâches
Le titulaire du poste travaillera à Ottawa avec une équipe d’archivistes situé a Richelieu, et en collaboration avec le personnel administratif pour établir les protocoles. Il/elle créera les bases de données et les instruments de recherche facilitant le traitement et la gestion des documents. Il/elle développera des formations pouvant aider le personnel à appliquer les protocoles établis.
Le mandat d’implantation du système de gestion documentaire s’échelonne sur une période d’une année et pourrait être appelé à se prolonger. Une connexion VPN sera fournie pour l’accès aux dossiers électroniques des autres sites.

Support à la gestion documentaire
• Examiner tous les répertoires de fichiers électroniques, la nomenclature des fichiers et le système de stockage de chaque employé.e et de chaque secteur d'activité (les finances, la direction générale, etc.).
• Élaborer un système normalisé de gestion des dossiers.
• Éliminer les doublons.
• Définir les droits d’accès des utilisateurs aux lecteurs du serveur.
• Élaborer des protocoles pour le classement des documents papier, et déterminer quels dossiers doivent être conservés sous forme papier ou électronique.
• Appliquer le calendrier de conservation établi par Archives Deschâtelets-NDC pour la conservation et l’élagage des documents.
• Développer un outil de travail pouvant aider le personnel administratif dans l’application des protocoles établis.
• Offrir des formations et un soutien au personnel administratif sur l’utilisation de l’outil de travail et sur les meilleures pratiques en matière de gestion des documents.
• Veiller à ce que le personnel administratif applique conformément les protocoles et les meilleures pratiques.
• Assurer auprès du service informatique que les documents électroniques soient sauvegardés et puissent être restaurés en cas d'urgence.

Profil de qualifications
Formation : Diplôme d’Études Collégiales en technique de la documentation, gestion de l’information numérique, gestion documentaire ou toute combinaison de formation et d’expérience pertinente peut être considérée
Expérience : Expérience minimale de 1 an dans un emploi similaire
Exigences physiques : Capacité de manutentionner des charges pouvant atteindre 10 kilos (boites de documents)
Disponibilités : Des déplacements ponctuels dans différents sites sont à prévoir

Connaissances spécifiques :
• Connaissance des logiciels de la suite Office dont une connaissance avancée d’Excel
• Connaissance de l’application logicielle de la base de données Access
• Connaissance pratique des outils de gestion de la conservation des documents
• Connaissance pratique de la numérisation et de l’étiquetage des métadonnées
• Bilinguisme (4/5)

Caractéristiques personnelles
• Facilité à travailler en équipe et de manière autonome
• Habilité à formuler des recommandations sur la base d’évaluations et d’analyses
• Capacité de résolution de problèmes
• Intégrité, loyauté et discrétion reconnues, notamment le respect de la confidentialité
• Capacité à travailler dans un environnement de réseau privé VPN
• Rigueur et fiabilité

Rémunération : K € /an

Date limite de candidature: 19/02/2025

Télétravail: Pas de télétravail